Studie

In Kürze

In Kürze

  • Die COVID-19-Pandemie sorgt für neuartige Herausforderungen – das betrifft besonders das Gesundheitswesen und die Sozialfürsorge, die Wirtschaft und die damit verbundenen Lieferketten.
  • Mithilfe ihres Beschaffungsmanagements können Unternehmen die wirtschaftlichen Folgen der Pandemie minimieren, die Gesellschaft unterstützen und neue Geschäftschancen ergreifen.
  • Accenture und Vorreiter im Beschaffungsmanagement setzen dabei auf einen pragmatischen digitalen Ansatz. So ist es möglich, schnell auf die akuten Herausforderungen zu reagieren, aber auch auf jene, die nach der Pandemie folgen.
  • Die folgenden Maßnahmen helfen Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter zu unterstützen, die Geschäftskontinuität kurzfristig zu wahren und neue verantwortungsvolle Prozesse für die Zukunft einzuführen.


Wie beeinflusst COVID-19 das Beschaffungsmanagement?

COVID-19 hat Lieferketten auf globaler Ebene erheblich beeinträchtigt. Führungskräfte – besonders im Einkauf – müssen den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, dringenden Bedarfen nachkommen und Lieferantenrisiken senken. All das in einer Zeit, in der das gesamte Team und die Gesellschaft vor große Herausforderungen gestellt werden.

Bis jetzt haben sich Beschaffungsmanager darauf konzentriert, Disruptionen bei ihren wichtigsten vorgelagerten Lieferanten im Griff zu behalten. Gleichzeitig haben sie versucht, kurzfristige Beschaffungsentscheidungen im Angesicht der Kontaktbeschränkungen umzusetzen. Jetzt müssen sie ihr Augenmerk jedoch eher auf die mittelfristige Sicherung der Versorgung, die Akquise neuer Geldmittel und den Ausbau der Widerstandsfähigkeit legen. Das hilft nicht nur dabei, die COVID-19-Krise zu meistern, sondern auch dabei, das Unternehmen an sich zu stärken. Die beste Ausgangsposition für die Zeit, in der die Wirtschaft wieder zu wachsen beginnt.

Beschaffungsmanager müssen jetzt ihre mittelfristige Versorgungsgrundlage sichern, neue Geldmittel akquirieren und ihr Unternehmen widerstandsfähiger aufstellen.

Auf diese fünf Aspekte muss der Einkauf jetzt besonders achten

1. Stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt

Entwickeln Sie ein digitales Beschaffungsmodell und neue Wege der Zusammenarbeit mit internen Kunden, Ihrem Lieferantennetzwerk und externen Partnern.

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Seit Beginn der Pandemie hat sich das Beschaffungsmanagement rapide weiterentwickelt. Vernetzung wurde immer wichtiger – mit Zulieferern, externen Partnern und internen Kunden. Hinzu kommt ein großer kultureller Wandel in Bezug auf Kommunikation und Arbeitsmethoden. Traditionelle Beschaffungs- und Kontrollprozesse stehen auf dem Prüfstand. Erfolgreiche Unternehmen nutzen die Zeit, um ihren internen und externen Einfluss auszubauen und zeigen damit ihren unerschütterlichen Einsatz für das Gemeinwohl. Im Angesicht dieses Wandels müssen Beschaffungsmanager Folgendes beachten:

  • Überprüfen Sie regelmäßig das physische, mentale und emotionale Wohlergehen Ihrer Belegschaft – insbesondere der Mitarbeiter, die Sie projektweise unterstützen.
  • Bauen Sie ein Unterstützungsteam für Ihre Mitarbeiter auf und helfen Sie auch Ihren Zulieferern und anderen Partnern, um die Stabilität des Ökosystems zu gewährleisten.
  • Gestalten Sie Ihre Arbeitsmethoden um. Investieren Sie zum Beispiel mehr in digitale Lösungen für die Beschaffung, wie in Collaboration-Tools für Zulieferer oder in ferngesteuerte Roboter für schwer zugängliche Orte etc.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter um. Arbeiten Sie mit allen Beteiligten an der Entwicklung neuer Modelle für die Rückkehr zur Normalität, für die Produktentwicklung, für Servicevereinbarungen oder für die Auftragsabwicklung.

2. Sichern Sie die Versorgungsgrundlage

Mindern Sie Lieferantenrisiken bei Zulieferern jeder Art – egal ob klein, mittel oder groß.

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COVID-19 hat einigen Beschaffungsmanagern eine harte Lektion über die Realisierbarkeit ihrer Geschäftskontinuitätsplanung erteilt. Einige hatten beispielsweise auf eine Doppelquellenbeschaffung gesetzt, um die Abhängigkeit von einem einzigen Zulieferer zu reduzieren – dabei jedoch nicht die Möglichkeit einer weltumspannenden Störung bedacht. Andere haben entdeckt, dass die eigene Risikoplanung nicht groß genug gedacht war, es war nicht für ein länderübergreifendes Krisenszenario ausgelegt. Viele kleinere oder mittelgroße Zulieferer, die sehr stark vom Cashflow abhängig sind, haben sich nicht genug digital vernetzt und stehen jetzt am Rande des Bankrotts oder sind komplett stillgelegt.

Beschaffungsmanager müssen sich aktiv dafür einsetzen, die eigene Versorgungsgrundlage zu stützen und zu stärken:

  • Kommunizieren Sie mit Ihren wichtigsten Zulieferern, um deren Risiken zu verstehen. Arbeiten Sie zusammen, um Schwierigkeiten, Rückstände und Liquiditätskrisen zu bewältigen.
  • Wenn nötig, automatisieren, erweitern und überarbeiten Sie Ihr Risikokonzept.
  • Finden Sie alternative Lieferquellen. Überlegen Sie sich, zu lokalen Zulieferern zu wechseln, wenn es betrieblich und sozial umsetzbar ist.
  • Bauen Sie finanzielle und soziale Sicherheitsnetze auf, um hilfsbedürftige Partner durch das Teilen von Erfolgen und durch kreativere Methoden zu unterstützen.

3. Erschließen Sie neue Geldquellen

Konzentrieren Sie sich verstärkt auf wenige, besonders wichtige Maßnahmen, um unnötige Ausgaben zu minimieren und Geld für zukünftige Wachstumsmaßnahmen zu sparen.

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Die Umsätze gehen zurück und die Nachfrage wird in vielen Bereichen niedrig bleiben – auch nachdem der Höhepunkt der Krise überstanden ist. Die meisten Unternehmen werden in absehbarer Zukunft einen ernsthaften Liquiditätsengpass erleben. Aus diesem Grund sollte in den nächsten zwölf Monaten die Kostenreduzierung eines der obersten Ziele des Beschaffungsmanagements sein. Folgende Aspekte helfen dabei:

  • Optimieren Sie Ihr Betriebskapital und Ihre Liquidität, während Sie die Kommunikation mit Zulieferern weitestgehend digitalisieren (z. B. in Bezug auf Rechnungen und Zahlungsabwicklung).
  • Setzen Sie auf Zero-Based-Budgeting bei sämtlichen Fremdausgaben, beginnend bei Ausgaben, die im eigenen Ermessen liegen.
  • Maximieren Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Ihre Kapazitäten mit moderner Automatisierung und Applied Intelligence erweitern.
  • Kontrollieren und überwachen Sie die Ergebnisse durch erfolgversprechende Partnerschaften mit Finanz- und Technologie-Abteilungen.

4. Werden Sie widerstandsfähiger für die Zukunft

Bringen Sie Ihre Risikomanagement-Strategien auf den neuesten Stand, um stabile, zielgerichtete Beschaffungsentscheidungen zu gewährleisten.

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COVID-19 hat viele Unternehmen unvorbereitet getroffen. Es haben sich Mängel bei der Planung und Eindämmung von Angebotsschwankungen gezeigt, die mit Naturkatastrophen, Infektionskrankheiten oder anderen massiven Störungen zusammenhängen. Außerdem hat sich herausgestellt, dass das Risikomanagement oftmals weder zentral noch transparent genug ist.

Um zukünftigen Herausforderungen selbstbewusst entgegentreten zu können, sollten Beschaffungsteams folgende Maßnahmen umsetzen:

  • Gliedern Sie Risikomanagementmaßnahmen in Ihre Beschaffungsentscheidungen mit ein – vom Beginn der Beschaffung bis hin zur Zahlungsausführung.
  • Verwenden Sie Hilfsmittel, um die zentrale Sichtbarkeit und Steuerung der Beschaffung zu optimieren. So können Sie die Risiken senken und Ihre Maßnahmen voll auf das verbleibende Restrisiko konzentrieren.
  • Modellieren Sie Szenarien, führen Sie "What if"-Analysen öfter durch und binden Sie dabei auch KI-Methoden, externe Datenquellen und intelligente Prognosen mit ein.
  • Schützen Sie sich vor Nachfrageeinbrüchen und Preisschwankungen.

5. Verbinden Sie Innovation mit einem größeren Nutzen

Handeln Sie zielgerichtet, wenn der Normalzustand wieder eintritt. Mit einem "Purpose" schaffen Sie Vertrauen, Transparenz, Kundenfokus und Innovation.

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In einer solchen Krise ist Innovation noch viel wichtiger als sonst. Um effektiv zu sein, muss Innovation ein klares Ziel verfolgen. Beschaffungsmanager müssen überlegen, welche digitalen Hebel sie umlegen wollen, um Innovationsmaßnahmen voranzutreiben – sowohl jetzt als auch in der Zukunft.

Die Maßnahmen müssen dabei reflektieren, auf welche Weise COVID-19 die Unternehmen und Menschen getroffen und ihre Prioritäten verändert oder intensiviert hat. Beispielsweise war schon vor der Pandemie zu sehen, dass die Kunden immer mehr Wert auf das Allgemeinwohl legen:

66%

der Verbraucher wünschen sich, dass Unternehmen Probleme angehen, die ihnen wichtig sind.

63%

der Konsumenten aus den Generationen Y und Z fühlen sich Marken mehr verbunden, deren Dienstleistungen und Materialien ethisch vertretbar sind. 1

Aus diesem Grund sollten Beschaffungsmanager ihre Innovationsbemühungen darauf lenken, Vertrauen aufzubauen und so das künftige Wachstum sicherzustellen. Einige Hinweise:

  • Helfen Sie dabei, die Unternehmensziele neu zu formulieren – mit Blick auf einen Purpose, einen tieferen Sinn. Achten Sie darauf, dass der Kunde im Fokus steht und inwiefern das die soziale Verantwortung des Unternehmens beeinflusst.
  • Seien Sie pragmatisch und transparent – und versetzen Sie sich in Ihre Stakeholder hinein, wenn Sie wichtige Entscheidungen und Chancen beurteilen.
  • Überdenken Sie Ihr Sparmodell – wie viel wird an das Unternehmen und die Beschäftigten verteilt? Welche Summe geht direkt zu den Teilhabern? Was wird in die Gesellschaft und in die lokale Wirtschaft investiert?
  • Setzen Sie sich für höchstmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit ein, indem Sie bei der Beschaffung auf ethische Aspekte achten und Informationen darüber mit allen Beteiligten, auch Kunden, austauschen.

Das Coronavirus, der Einkauf und die Zukunft

Die Coronavirus-Pandemie belastet selbst die besten Einkaufsabteilungen. Nie zuvor spielten sie eine derart wichtige Rolle, um das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Sie müssen die finanzielle Handlungsfähigkeit erhalten und die bröckelnde Versorgungsgrundlage schützen – und all das mit komplett neuen Arbeitsmethoden. Während die Entscheider jetzt also das Nachfragechaos zu beherrschen versuchen und zugleich ihr Unternehmen für die Zeit nach der Krise rüsten, sollten sie drei Dinge im Hinterkopf behalten:

Auf Kurs bleiben

Rechnen Sie mit einem Geschäftsrückgang, der mehrere Monate andauert – oder sogar länger. Und denken Sie daran, dass die Infektion global, regional oder lokal wiederkehren könnte.

Lernen und sich entwickeln

Mithilfe von KI können Sie die jetzige Situation nutzen, um bislang verborgene Schwachstellen aufzudecken und zu verstehen. Etablieren Sie eine Haltung der permanenten Innovation. Hinterfragen Sie gängige Normen, um Ihre Beschäftigten, Ihre Lieferkette und Ihre Kunden besser schützen zu können.

Positives bewirken

Sinn, Verantwortung, Qualität, Zuversicht und Bescheidenheit: All das sind Führungsqualitäten, die gerade jetzt entscheidend sind. Stellen Sie Ihre Organisation so um, dass sie widerstandsfähiger und verantwortungsvoller agieren kann. So sorgen Sie dafür, dass sowohl Ihr Unternehmen als auch die Gesellschaft gestärkt aus der Krise hervorgehen.

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