Creación de un lugar de trabajo digital moderno

Con el crecimiento de la nube, trabajar "en cualquier lugar, en todas partes" era un experimento gigantesco incluso antes de la pandemia del COVID-19. Hoy en día, para muchos trabajadores, la principal interfaz con la cultura empresarial son ahora sus pantallas. Se trata de un cambio radical en el que la mayoría de las organizaciones sólo han empezado a pensar.

Las organizaciones han reconocido la eficiencia, la escalabilidad, la resistencia y el rendimiento que aportan plataformas como Microsoft 365 y Google Workspace. Pero a medida que adaptan sus estrategias de infraestructura para el emergente Continuo de la Nube, la nubificación del lugar de trabajo se está acelerando y añadiendo complejidad.

Algunas organizaciones se han adaptado rápidamente, sobre todo las que tuvieron la previsión de adoptar la flexibilidad de la nube desde el principio. Otras todavía están averiguando cómo operar en un entorno híbrido de forma eficaz y segura.

A medida que las empresas se enfrentan al reto de implantar estas plataformas de nube en continua evolución, también quieren asegurarse de que toda la empresa pueda utilizar realmente todas las capacidades de la nube en medio de una forma de trabajar totalmente nueva.

Una buena forma de pensar en la respuesta a estos cambios drásticos es considerar la cuestión en tres partes interrelacionadas: lo humano, lo físico y lo digital. En otras palabras, pensar tanto en el lugar de trabajo digital como en los espacios físicos (el espacio de trabajo), así como en las personas que los utilizan (la mano de obra).

El Continuo de la Nube ofrece a las empresas un cambio en la potencia de cálculo, el almacenamiento de datos, la generación de conocimientos y la accesibilidad a la información. ¿El desafío? Encontrar la manera de reunir todo esto de forma que funcione para los empleados en sus actividades diarias.

Automatización para las personas. Una de las formas más eficaces de hacerlo es dar más palancas de control a las personas. Por ejemplo, ahora hay una gama de plataformas de bajo código/sin código que democratizan la empresa digital, permitiendo a los trabajadores aumentar su propia toma de decisiones, automatizar sus propios procesos o resolver sus propios problemas empresariales con datos. Esto pone el poder de la automatización y el conocimiento de los datos en manos de las personas que, en última instancia, pueden hacer un mejor uso de ellos, en el momento en que más lo necesitan.

Mejora de procesos como servicio. Otra opción es considerar la "mejora de procesos como servicio". En este modelo, la empresa utiliza un núcleo centralizado de talento para la mejora de procesos -ya sea interno o de un proveedor externo- para ayudar a los equipos y a los individuos a resolver sus retos empresariales únicos. Un buen ejemplo es el concepto de estudio de productividad. En este caso, un grupo de expertos especializados en la mejora de procesos ayuda a la empresa a crear nuevas soluciones para problemas específicos, que luego se pueden derivar y reutilizar en otras partes de la organización.

El lugar de trabajo digital integrado. Los trabajadores suelen tener que enfrentarse a un entorno fragmentado, con docenas de aplicaciones aisladas que se utilizan para diferentes actividades diarias. Por lo tanto, toda empresa debería considerar la integración de los lugares de trabajo. En lugar de tener que acudir a 20 aplicaciones diferentes para realizar su trabajo, los trabajadores deberían tener acceso a las herramientas necesarias a través de su entorno principal. Eso podría ser un centro de trabajo para el correo electrónico, Microsoft Teams o cualquier otro lugar de trabajo de la empresa.

Incluso los pequeños pasos son importantes. Las intervenciones no tienen que ser radicales para ser eficaces. Accenture trabajó con los líderes ejecutivos de una empresa sanitaria para ayudarles a maximizar el valor de su plataforma Microsoft Teams. Desde acciones sencillas como el registro de notas de reuniones y la asignación de elementos de acción hasta una colaboración más amplia en tiempo real, ha ayudado a los empleados de la organización a hacer un mejor uso de la tecnología en la nube de la que ya disponían, a la vez que se han eliminado las barreras tradicionales entre los silos de la organización.

Un uso clave de las capacidades del Continuo en el lugar de trabajo es reducir la fricción, ya sea el acceso a un edificio o la búsqueda de un espacio de reunión. Y a medida que todo se conecta, hay más oportunidades para eliminar la fricción.

¿Qué podrías hacer con un gemelo digital de tu espacio de trabajo? Por ejemplo, la ocupación del lugar de trabajo. En el pasado, si las empresas querían conocer el uso de los edificios, contrataban a personas para que recorrieran las plantas, validando qué escritorios estaban ocupados, qué salas de reuniones se utilizaban, etc. Pero gracias a la nube, ahora es relativamente sencillo conectar los puntos entre los diferentes sistemas, averiguar quién está haciendo qué y dónde en cada momento y analizar esta información en tiempo real.

Yendo más allá, la empresa puede construir un "gemelo digital" (una representación digital en tiempo real) de todo su lugar de trabajo físico. Los conocimientos pueden ser transformadores, no sólo para el uso eficiente de la infraestructura física, sino también para otras actividades como la planificación de la capacidad, el consumo de energía y la aplicación de los protocolos COVID. Por ejemplo, los sensores que controlan los niveles de polen en tiempo real pueden activar sistemas de filtrado adicionales y reducir los riesgos para la salud, aunque permanezcan inactivos para ahorrar energía.

¿Y el acceso y la seguridad? Muchos protocolos y sistemas empresariales todavía se están poniendo al día con el hecho de que casi todos los empleados -y también todos los invitados- que entran en el lugar de trabajo tienen un smartphone de alta potencia en el bolsillo que probablemente esté equipado con funciones de seguridad biométrica. Junto con el Continuo de la Nube, ahora es posible utilizar el teléfono inteligente como una tarjeta de identificación para autenticar a las personas y darles acceso a los espacios y sistemas. Teniendo en cuenta lo engorrosos y manuales que son muchos de estos procesos, el potencial para reducir la fricción en el espacio de trabajo es enorme.

Gran parte de lo que hacemos en los espacios digitales produce datos. Lo mismo ocurre en los espacios físicos. Gracias a las modernas tecnologías de análisis, cada vez es más posible obtener información sobre el personal que favorezca la experiencia y el compromiso de los empleados a partir de este enorme volumen de información.

¿Un gemelo digital del individuo? Es probable que pronto podamos construir gemelos digitales de las personas en tiempo real, al igual que hacemos con los edificios y los sistemas. Pensemos, por ejemplo, en cómo podrían utilizarse los datos de los sistemas de gestión del capital humano junto con otros datos del sistema para determinar si una persona tiene las aptitudes adecuadas para su función o las tareas concretas que se le han asignado.

¿O qué hay de proporcionar apoyo y orientación para el bienestar de un individuo? Una de las desventajas de trabajar en cualquier lugar y en todas partes en un entorno del Continuo de la Nube es el riesgo de sobrecarga cognitiva individual. A veces, simplemente hay demasiada información para que una sola persona la procese a la vez. Esto ya es un problema real y no hará más que crecer a medida que el Continuo vaya ampliando su huella en la vida laboral diaria.

Con los datos correctos en tiempo real, además del modelo correcto de privacidad y consentimiento de datos, será posible desarrollar sistemas que puedan detectar las señales de agotamiento o insatisfacción de los trabajadores, e intervenir en consecuencia.

Prestar más atención a la retención. Una empresa farmacéutica se propuso mejorar la satisfacción de la plantilla tratando a los empleados como si fueran clientes. Accenture ayudó a la organización a introducir nuevos modelos analíticos -muchos de ellos basados en la investigación de los clientes- para interpretar las reacciones de los empleados a las iniciativas corporativas e informar de un enfoque más específico e inteligente. Esto ha ayudado a aumentar la retención de los empleados en un momento de gran demanda de talento crítico.

Al igual que ocurre con todos los aspectos de la infraestructura empresarial, el Continuo de la Nube pide a los líderes que se atrevan a replantearse cómo deben evolucionar sus lugares de trabajo. He aquí algunas de las cosas clave en las que hay que pensar primero:

La experiencia del empleado es el núcleo del lugar de trabajo en el Continuo de la Nube. A medida que las organizaciones adaptan las estrategias para el Continuo y toman nuevas decisiones para la infraestructura física y digital del lugar de trabajo, tienen la oportunidad crítica de incidir en el aspecto humano.

Y con una estrategia centrada en el ser humano, las empresas pueden pensar radicalmente en la mejor manera de aprovechar el Continuo de la Nube para optimizar lo físico y lo digital para las personas que hacen funcionar el lugar de trabajo.