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Team Lead Front Desk & Office Management (all genders)

Essen Job No. r00320350 Full-time
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Description Du Poste

Deine Mission

Du übernimmst die operative und personelle Verantwortung für den Front Desk und das Office Management unseres Zentrums in Essen. Als Team Lead bist du erste Ansprechperson für unsere Werkstudierenden, sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort und stellst sicher, dass sich Teilnehmende, Interessierte und Besucher jederzeit willkommen fühlen.

Deine Aufgaben

People Management & Teamführung

  • Fachliche und disziplinarische Führung der Werkstudierenden
  • Übernahme der People Lead Rolle inkl. Betreuung und Entwicklung
  • Erstellung und Pflege der Einsatz‑ und Schichtpläne
  • Unterstützung im Recruiting neuer Werkstudierender
  • Strukturierte Einarbeitung neuer Teammitglieder
  • Durchführung regelmäßiger Teambesprechungen
  • Erste Ansprechperson für alle operativen und personellen Anliegen des Teams

Front Desk & Empfang

  • Besetzung des Empfangstresens während der Öffnungszeiten
    (Mo–Fr: 16:00–20:15 Uhr, Sa: 9:00–16:15 Uhr)
  • Freundliche und professionelle Betreuung von Teilnehmenden, Interessierten und Erwachsenen
  • Vor‑ und Nachbereitung der gesamten Fläche
  • Bearbeitung des Postein‑ und ‑ausgangs
  • Betreuung des zentralen E‑Mail‑Postfachs
  • Unterstützung bei (technischen) Anfragen, z. B. Account‑ oder Zugangsthemen

Office Management

  • Verantwortung für den Bestellprozess des Zentrums inkl. Inventur
  • Zentrale Kontaktperson für externe Dienstleister
    (z. B. Reinigungsservice, Catering bei Events, Handwerkerinnen)*
  • Erstellung und Pflege eines Notfall‑ und Evakuierungskonzepts
  • Organisation und Durchführung von Evakuierungsübungen
  • Sicherstellung eines ordentlichen und gepflegten Erscheinungsbilds der Fläche

Qualifications

Das bringst du mit

  • Erfahrung in der Teamführung oder im operativen People Management
  • Sehr gute Organisations‑ und Kommunikationsfähigkeiten
  • Sicherer Umgang mit Excel
  • Deutsch: C1 oder Muttersprache
  • Englisch: mindestens B2
  • Samstagsarbeit ist verpflichtend
  • Beibehaltung einer 5‑Tage‑Woche mit Montag oder Freitag als Ausgleichstag
  • Präsenzrolle vor Ort in Essen
  • Hohes Service‑ und Verantwortungsbewusstsein
  • Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Das bieten wir dir

  • Verantwortungsvolle Führungsrolle mit viel Gestaltungsspielraum
  • Klare Arbeitszeiten und planbare Einsätze
  • Zusammenarbeit in einem engagierten, vielfältigen Team
  • Zentrale Rolle im operativen Tagesgeschäft

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.

Toutes les décisions relatives à l’emploi doivent être prises sans considération d’âge, d'origine ethnique, de croyance, de couleur, de religion, de sexe, de nationalité, d’ascendance, de handicap, de statut de vétéran, d’orientation sexuelle, d’identité sexuelle ou d’expression, de données génétiques, d’état civil ou de citoyenneté ni aucune autre base protégée par la loi fédérale, étatique ou locale.

 

Les candidats à un poste sont tenus de ne pas divulguer les dossiers de condamnation ou d'arrestation sous scellés ou effacés dans le cadre de leur processus d'embauche.

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