Conectarse, colaborar y crear juntos

Busca si ya existe un equipo similar
Para que varias personas trabajen de forma conjunta en un proyecto, nada más sencillo que crear un canal o identificar otro ya existente que reúna al subgrupo de personas implicadas. Los canales privados te permiten limitar accesos y te evitarán tener que crear grupos nuevos.

Planifica con antelación la estructura de tu equipo
Añade u organiza los canales basándote en los subequipos que existan o en los flujos de trabajo. Estructura carpetas y subcarpetas anticipándote.

Utiliza las etiquetas para clasificar de forma práctica
Las etiquetas te permitirán localizar de forma sencilla documentos, webs o aplicaciones para que los empleados puedan realizar su trabajo.

Personaliza tus notificaciones
Puedes personalizar las notificaciones que deseas recibir para priorizar mensajes de proyectos importantes y evitar el colapso.

Establece un buen proceso de gestión
Una buena gestión es clave para administrar los accesos, modificar documentos u otras tareas.

Trabaja con una mentalidad cloud-first
Guarda los archivos en Teams y comparte el enlace para ahorrarte y ahorrar a tus compañeros espacio en la bandeja de entrada.

Ponte al día con el control de cambios
Aprende a manejar las funciones de control de cambios y verificación de archivos y evita trabajar sobre versiones antiguas.

Haz calls con contactos externos
Organiza calls o videollamadas con clientes añadiendo a una call normal de Teams participantes externos. Puedes agregarles con el navegador o con el Teams del cliente.

Acceso de invitado
Si tu contacto externo tiene Teams instalado, pregúntale si tiene habilitada la opción de acceso como invitado y si puede unirse al equipo.

Acceder a reuniones por teléfono
Los clientes externos también pueden acceder a las reuniones de Teams por teléfono, aunque algunas opciones pueden estar limitadas.

Utiliza el vídeo
La gente se involucra más cuando ve una cara. Activa la cámara y anima a todos los participantes a hacerlo.

Recoge y comparte tus notas
Puedes tomar apuntes durante la reunión de forma directa o a través del chat. Estarán disponibles una vez haya terminado la reunión para aquellos miembros del equipo que no hayan podido unirse.

Prepara el contenido que vas a compartir con antelación
Descubre las diferentes posibilidades que existen para compartir contenido y utiliza la mejor opción. Ten el contenido listo antes de comenzar la llamada.

Utiliza herramientas de colaboración en tiempo real
Las herramientas de colaboración como Whiteboard ayudan a recopilar las mejores ideas de manera más sencilla para poder compartirlas en el futuro.

Activa las diferentes opciones de accesibilidad
Teams te ofrece la posibilidad de activar los subtítulos.

Escoge la herramienta más adecuada
Para grupos más pequeños (hasta 250 personas), utiliza una reunión estándar de Teams que permitirá una interacción plena con los participantes.

Para sesiones más grandes (de 250 a 10.000 personas), utiliza los eventos de Teams Live. Este formato cuenta con un anfitrión que lidera las interacciones y comunicaciones. La participación de la audiencia se centra en ver el contenido compartido por el anfitrión.

Prepara un guion detallado que describa de forma minuciosa en qué va a consistir la llamada.
Asigna a una persona para que controle qué y quién va a aparecer en la reunión. Planifica con antelación quiénes serán los participantes y asegúrate de que todos tienen conexión a internet, cuentan con la iluminación adecuada, se saben su discurso y conocen a la audiencia.

Ensaya
Prueba las conexiones de los ponentes y ensaya el evento al menos un día antes.

Fija tus metas
Los workshops más exitosos cuentan con una alineación clara entre los objetivos y los resultados deseados. Esto adquiere mayor relevancia cuando se organiza un workshop en remoto.

Planifica y organiza
Los workshops virtuales requieren el doble o el triple de planificación y organización.

Recuerda que menos es más
Cuando planifiques diferentes actividades, ten en cuenta qué técnicas son más efectivas para lograr el resultado deseado. Intenta cubrir 1/3 de las actividades que haces habitualmente en los workshops físicos y prioriza aquellas que se pueden hacer de manera individual.

Planifica el grado de interacción
Si el workshop que estás organizando requiere mucha interacción, designa a un moderador por cada seis participantes.

Utiliza las herramientas más adecuadas para cada trabajo
Al elegir las herramientas que vas a utilizar en tu workshop, asegúrate de que estas permiten a los participantes comunicarse en tiempo real. Estas también deberían ayudarte a compartir contenido, organizarte y pensar de forma visual.

Cuenta lo que muestras
Utilizar una herramienta como Microsoft Whiteboard es clave para involucrar a los participantes.

Programa las sesiones y los descansos
Podemos prestar atención a algo entre 2 y 4 horas. Si es posible, organiza el workshop en diferentes días o semanas.

Utiliza canales privados para prepararte
Abre un canal privado en Teams para crear y compartir los materiales de la sesión con otros organizadores.

Configura otro canal para aquellos que quieran formarse
Crea un canal para los participantes en la sesión. Comparte con ellos archivos como la agenda, el contenido u otros materiales necesarios antes de la sesión. Una vez esta haya terminado, comparte las diferentes actividades de seguimiento.

Organiza los materiales de la sesión
Comparte los materiales necesarios para fomentar el aprendizaje autodirigido, junto con instrucciones. También puedes utilizar la aplicación Stream para recopilar los vídeos dentro del canal de Teams.

Utiliza Live Events para reuniones multitudinarias
Emplea esta opción cuando necesites transmitir información a una gran audiencia. Esta es la mejor opción para presentaciones con un solo orador.

Utiliza las reuniones comunes para sesiones más pequeñas
Organiza encuentros en Teams para facilitar la formación en sesiones más pequeñas e interactivas que fomenten la participación de la audiencia.

Escoge dos mediadores
Para realizar una sesión en directo, lo mejor es contar con dos moderadores: uno para dirigir la sesión y el otro para moderar el chat (preguntas, comentarios de la audiencia…)

Graba el contenido y compártelo
Graba las sesiones en vivo para después compartirlas o graba con anterioridad la sesión para permitir la visualización autodirigida.

Utiliza las herramientas de participación
Haz que tu audiencia participe de forma más interactiva con Microsoft Whiteboard. Utiliza la aplicación Polly para realizar encuestas entre los participantes.

Comprueba tu conexión a la red
Asegúrate de que tu conexión a Internet es estable. Conéctate a través de un cable Ethernet si es posible, limita el tráfico de red y cierra las aplicaciones que no estés utilizando.

Comprueba que pueden escucharte
El audio es fundamental en las sesiones de formación virtual. Asegúrate de estar en un lugar tranquilo y privado y, cuando sea posible, utiliza un altavoz externo o auriculares.