Automatisierung auf Rezept

Die Arbeitswelt verändert sich. Immer mehr Mitarbeiter:innen stellen die Frage: Was ist wertschöpfend an meiner Arbeit, was nicht? Gerade bei Büroarbeit wächst daher der Wunsch nach weniger repetitiven Tätigkeiten und mehr gestalterischen Freiräumen. Eintönige Arbeit führt nicht selten zu Fehlern. Wie lässt sich das ändern?

Die Lösung liegt auf der Hand: Wie wäre es, wenn Maschinen bei immer wiederkehrenden Aufgaben unterstützten, während die Mitarbeiter:innen sich wieder stärker auf kreative Tätigkeiten konzentrieren? Wenn ein Algorithmus in wenigen Sekunden tausende Datensätze scannt, ein Bot 24/7 einsatzbereit ist und Prozesse überwacht, wer möchte dieses Potenzial nicht gerne nutzen? Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich solche Aufgaben in kürzester Zeit lösen.

Diese Vorteile sah auch Herba Chemosan als führender Pharmagroßhändler in Österreich. Gemeinsam mit Accenture entwickelte das Unternehmen Lösungen zur Automatisierung verschiedener Backend-Prozesse.

Während Herba Chemosan bei der Bestellannahme oder Lagerverwaltung schon hochautomatisiert arbeitet, lief bei den Backend-Prozessen noch vieles manuell. Die Aufgabe an Accenture: Was kann automatisiert werden und wo schafft es einen Mehrwert für die Mitarbeiter:innen? 

Der erste Schritt war, über alle Backend-Funktionen hinweg in Mitarbeiter:innen-Workshops die Aufgaben zu identifizieren, die sich sinnvoll mit RPA automatisieren lassen. Die Botschaft war klar: Von Anfang an ging es darum, die Angestellten eng einzubinden und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen. Nach einer Auswahl der relevantesten Use Cases mittels einer Heatmap standen von anfangs 83 Prozessen am Ende noch 14 in der engeren Auswahl.

In Deep-Dive-Workshops wurden die Prozesse genau analysiert. Zum Schluss fiel die Wahl auf zwei Anwendungen: Die Pflege von Sonderkonditionen der Lieferanten sowie ein Finanzprozess, der Werte über mehrere Ebenen im SAP-Produktivsystem erzeugt und eine genaue Analyse erfordert.

Wenn Lieferanten hunderte Sonderkonditionen für Apotheken einmelden, war das bisher mit hohem Aufwand für die Mitarbeiter:innen verbunden. Sie mussten die Mails analysieren, Dateien aufbereiten, diese weiter in SAP verarbeiten – also alle Prozessschritte händisch erledigen.

Mit der RPA-Lösung „Rabattpflege“ werden die Sonderkonditionen nun direkt an ein Bot-Mail-Postfach weitergeleitet. Die Nachrichten werden vom Bot ausgelesen, die Dateien für die Rabattpflege erstellt, und können dann automatisch in SAP hochgeladen werden. Sollte etwas Unerwartetes passieren, dann kommuniziert der Bot mit dem Team per Mail und weist auf die Abweichung hin.

Die Mitarbeiter:innen waren von den neuen Lösungen begeistert, so Mag. Maximilian von Künsberg-Sarre, CFO/COO von Herba Chemosan: „Dadurch, dass wir die Mitarbeiter:innen von Anfang an einbezogen, die Prozesse für RPA gemeinsam identifiziert und sie dann intensiv geschult haben, waren die Vorteile für jeden im Team offensichtlich.“