Conectar, colaborar y crear juntos

Bienvenido al Centro de Recursos Rápidos de Microsoft Teams

Qué hacer ahora

El momento de tomar decisiones rápidas y altamente informadas para mantener tu negocio funcionando es ahora. La forma de poner el poder de Teams a trabajar está aquí. Microsoft está haciendo que Teams esté disponible para todas las organizaciones. Accenture y Avanade están aquí para ayudar.

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1-Constituir un equipo

Reúne a la gente para chatear, compartir contenido y acceder a las herramientas que necesitas para colaborar y lograr más.

Las mejores prácticas para establecer Teams

Determinar si un equipo relacionado ya podría existir
La creación de un grupo para colaborar en un trabajo podría ser tan simple como crear un canal o identificar un canal existente para el subconjunto adecuado de personas en un equipo existente. Utilizar canales privados para limitar los accesos en lugar de crear un equipo completamente nuevo.

Planifica la estructura de tu equipo de antemano
Añade y organiza canales basados en sub-equipos o flujos de trabajo. Organiza carpetas y subcarpetas con antelación.

Usa pestañas para facilitar la clasificación
Añade pestañas para acceder a documentos clave, sitios externos o aplicaciones externas que las personas necesitan para hacer su trabajo.

Personaliza tus notificaciones
Puedes personalizar las notificaciones para dar prioridad a los mensajes sobre proyectos clave y evitar que se te "sobre notifique".

Establece un proceso de control
La gestión es clave para administrar el acceso, los documentos y otras tareas.

2-Trabajar juntos en los documentos

Vincular a través de los equipos para co-autoría y edición de documentos en tiempo real, compartir y almacenar archivos, y recopilar información, todo en un solo lugar.

Mejores prácticas para trabajar juntos en documentos

Trabajar con una mentalidad cloud first
Guarda tus archivos en tus equipos, y luego comparte un enlace para guardar tu espacio y el de tus colegas en la bandeja de entrada.

Ponte al día con los controles de versión
Aprende cómo funcionan las funciones de versiones de archivos y de verificación para que puedas dejar de intentar administrar versiones y archivos.

3-Trabajar a través de las fronteras de los negocios

Organiza y únete a conferencias y videollamadas con personas de fuera de tu organización, incluso si no están en Teams.

Las mejores prácticas para trabajar más allá de las fronteras

Realizar calls con contactos externos
Para llamadas de video/conferencia simples con clientes externos, puedes configurar una llamada normal de Teams y añadir tus participantes externos. Pueden unirse a través de un navegador o cliente de Teams.

Configurar el acceso de los invitados
Si tu contacto externo tiene Teams desplegado, pregunta si tienen el acceso de invitados habilitado y si podrían unirse en un equipo.

Acceder a las reuniones por teléfono
Los clientes externos también pueden unirse a tus reuniones de Teams por teléfono, aunque eso limitaría sus opciones de reunión.

Mejores prácticas para realizar reuniones eficaces

Usar el video
La gente está más comprometida cuando pueden verse. Utiliza el vídeo y anima a que todos lo hagan.

Capturar y compartir notas
Las notas de la reunión pueden ser capturadas directamente en la reunión y el chat de la reunión está disponible para su posterior consulta, así como para los miembros del equipo que no puedan unirse.

Preparar contenido compartido con antelación
Comprende las diferentes formas de compartir contenido durante la reunión para estar preparado con la mejor opción. Ten tu contenido listo para compartir antes de iniciar la llamada.

Usar herramientas de colaboración en tiempo real
Las herramientas de colaboración, como Whiteboard, ayudan a registrar el trabajo e ideas para compartirlas fácilmente más tarde.

Activar las opciones de accesibilidad
Teams le da la posibilidad de activar live captions y subtítulos para asegurar que todos puedan entender las conversaciones de Teams. Esto incluye no sólo a los sordos o a los que tienen una pérdida de audición, sino también a los que están en ambientes ruidosos.

5-Ser anfitrión de reuniones

Organizar y ser anfitrión de reuniones en Teams o eventos en vivo para mantener al día a un equipo grande y distribuido en proyectos, avances y prioridades.

Mejores prácticas para la celebrar reuniones

Elija la herramienta adecuada para el trabajo
Para grupos más pequeños (hasta 250 personas), se puede utilizar una reunión estándar de Teams que permitirá una interacción completa con los participantes.

Para sesiones más grandes (250 a 10.000 personas), utiliza los eventos en Vivo de Teams que están pensados para comunicaciones de uno a muchos en las que el anfitrión del evento lidera las interacciones y la participación de la audiencia es principalmente para ver el contenido compartido por el anfitrión.

Tener un "show flow" detallado que describa exactamente cómo se ejecutará la call
Asigne un productor que controle qué/quién se muestra cuándo durante la call. Planifica de antemano quiénes serán todos los presentadores y asegúrate de que todos tengan una gran conexión, iluminación adecuada, conozcan su rol y estén bien preparados.

Hacer una prueba de práctica
Prueba todas las conexiones del presentador y video y haz un repaso de la sesión al menos un día antes.

6-Hacer talleres interactivos

Conectar grupos para la co-creación en tiempo real a través de video, chat, tableros y más, y luego compartir los resultados.

Mejores prácticas para realizar workshops interactivos

Establecer metas
Para que los workshops tengan éxito es necesario que haya un clara lineamiento de los objetivos y resultados deseados. Esto es aún más relevante cuando se lleva a cabo un workshop remoto.

Preparar y planificar
Los workshops virtuales requieren una mayor preparación en comparación con los workshops in situ, lo que supone entre el doble y el triple de la cantidad de planificación y organización que se requiere normalmente.

Recuerda que menos es más
Al planificar las actividades, considera qué técnicas son más eficaces para lograr el resultado deseado en cada actividad. Espera cubrir alrededor de 1/3 de las actividades que normalmente cubriría en un workshop presencial y favorece las actividades que se pueden hacer individualmente. ¡Pon música durante los tiempos en silencio!

Planificar la interacción
Si tu workshop tiene mucha interacción, considera la regla general de 1 facilitador por cada 6 participantes. Si esperas un gran número de participantes para tu workshop, utiliza grupos de discusión.

Usar las herramientas adecuadas para el trabajo
Al seleccionar las herramientas para apoyar tu workshop, asegúrate de que permitan a los participantes comunicarse en tiempo real y asincrónicamente si es necesario. Las herramientas también deben ayudar a compartir el contenido, mantenerse organizados y pensar visualmente. Asegúrate de que tú y tu equipo de apoyo al workshop entiendan cómo funcionarán sus herramientas entre sí.

Mostrar y contar
El uso de una herramienta de colaboración como Microsoft Whiteboard es clave para atraer a los participantes.

Programar sesiones y descansos
Los períodos de atención tienden a disminuir alrededor de entre 2 a 4 horas. Si es posible, considera programar sesiones del workshop a lo largo de varios días o semanas.

Mejores prácticas para organizar sesiones de aprendizaje

Utilizar un canal privado para prepararse
Crear un canal privado de Teams para co-crear materiales de sesión con otros planificadores de sesiones, y luego establecer una reunión en este canal para hacer una prueba de tu presentación.

Establecer otro canal para los aprendices
Una vez que esté preparado, establece un canal de Teams para los participantes de la sesión y compromételos antes, durante y después de tu evento. Comparte archivos como la agenda de la reunión, el plan de estudios u otros materiales pre-lectura antes de tu sesión, luego publica los puntos de acción y las actividades de seguimiento una vez que la sesión haya terminado.

Organizar los materiales de aprendizaje
Comparte y organiza los archivos correspondientes a tu plan de estudio para fomentar el aprendizaje autónomo junto con las instrucciones para navegar por tus módulos de aprendizaje. También puedes usar la aplicación Stream para crear una biblioteca de videos dentro de tu canal de Teams.

Usar Life Events para sesiones grandes
Prepara un evento en vivo de Teams, una extensión de Teams Meetings, cuando necesites transmitir video a una gran audiencia en línea. Esto es mejor para el estilo de presentación, comunicaciones de uno a muchos.

Usar las reuniones para sesiones más pequeñas
Organizar una reunión de Teams para facilitar una sesión de aprendizaje más pequeña e interactiva cuando se fomente la conversación y la participación del público.

Poner dos facilitadores a cargo
Cuando se lleva a cabo una sesión en vivo, lo ideal es contar con dos facilitadores: uno que dirija la sesión y otro que modere el hilo de la charla para las preguntas, comentarios y retroalimentación de la audiencia.

Grabar y compartir
Grabar una sesión en vivo para compartirla después o pregrabar una sesión para permitir la visualización en vivo.

Poner en funcionamiento las herramientas de participación
Utilice Microsoft Whiteboard para que tu audiencia dibuje, bosqueje y escriba junta en un lienzo digital compartido durante tu sesión de aprendizaje. Utiliza la aplicación Polly para encuestar a tu audiencia.

Revisar las conexiones de red
Asegúrate de que tu conexión a Internet sea estable. Conéctate a través de un cable Ethernet si es posible, limita el tráfico de la red y cierra las aplicaciones que no estés usando.

Asegúrate de que puedan oírte
El audio malo es un obstáculo para las sesiones de aprendizaje virtual. Asegúrate de estar en un espacio tranquilo y privado y utiliza un altavoz externo o unos auriculares cuando sea posible.

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