エグゼクティブを遠隔でサポート。リモート時代のExecutive Assistant

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Photo:  2023年1月現在、アクセンチュアではオフィス勤務と在宅のハイブリットでの勤務となっています。

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こんにちは。アクセンチュア 総務部 Executive AssistantのJunkoと申します。

アクセンチュアでは秘書の事をExecutive Assistant 、略してEAと呼びます。

今日は私たちEAがこのコロナ禍でどのように仕事をしているかを、ご紹介致します。

さて、「秘書」と聞いて浮かぶイメージは、エグゼクティブの傍らに影のように控えて、お声がかかればさっと対応し、常に共に行動する、、でしょうか？

いいえ、アクセンチュアのEAは違います。

エグゼクティブのリクエストに機敏に対応する、というところは合っておりますが、担当エグゼクティブが複数名いるので、常に全員の近くにいるということはできませんし、オフィスでは別フロアに席があり近くにいるのが不可能な場合もあります。しかしながら、アクセンチュアはオンライン環境が整っているので、コロナ禍の前も、原則在宅勤務となっている現在も、お互い信頼感を持ちながら、変わらず秘書業務が可能なのです。

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Photo: 通常時、エグゼクティブが勤務する赤坂インターシティAIRの執務フロア

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朝、PCを立ち上げ、エグゼクティブ達のOutlookの予定表を開き、届いている数十通のメールの中から、まず急ぎの物がないか確認し、エグゼクティブの予定を見比べながら、必要があればエグゼクティブにオンラインツール(Teamsチャット)やメールで連絡を入れます。エグゼクティブからの顧客訪問や会議設定の依頼も基本的にメールで届きますので、在宅でもオフィス勤務でもPCの前に居れば複数のエグゼクティブの対応が可能なのです。社内情報サイトやツールへのアクセスが、家からでも可能なので、情報収集や手続きに不自由を感じる事はありません。そもそもアクセンチュアには「ハンコ文化」がありませんので、申請もすべてメールかオンラインツールで行っています。

常にマルチタスクで、同時進行で様々な案件にスピード感を持って対応することが求められますが、ランチタイムはしっかり1時間確保されています。慌ただしい中でもほっと一息ついて、頭をリフレッシュすることができます。

また、EAにはお互い助け合うカルチャーがあり、皆さん協力的で親身に教えてくれます。そのため、多方面から様々なリクエストがありますが、わからない事があれば、オンラインで他のEAに聞く事ができます。情報共有の為のオンライン上のコミュニティの場もあり、それぞれ家から仕事をしていても、一体感が保てるようになっています。

今回、このブログを書くにあたり、私では当たり前になっていて気が付けないアクセンチュアEAの良い所を、入社年数の浅いEAに聞いてみました。以下をご覧になると、充実感を持って日々仕事をしていることをお感じになれると思います。

・スピード感を持って仕事をすることができ、業務が幅広いので様々な知見に触れる事ができる

・世界中のEAとやり取りをする機会があり、皆さんフレンドリーでお互いをサポートするカルチャーがある

・新しい事に挑戦することに意欲的で、変化を恐れず柔軟に対応できる人が多いので、常に向上心をキープできる

・10年後に、こんな先輩のようになっていたいと思うEAが沢山いる

・育児、介護等、様々なライフステージに合った仕事環境が整っている

・やり方が間違っていても、気が付いたEAがフォローしてくれたり、説明してくれるので、忙しいながらも走りながら学んでいける環境

・IT・デジタル業界のトレンドをいち早くキャッチでき、社会とのつながりを強く認識できるので、働き甲斐を感じる

・社員が常に働きやすい環境にあるかを、会社がきちんと考えており、設備や制度が整っている

アクセンチュアEAは中途採用が多いので、バックグラウンドもそれぞれ違い、多彩な知識や経験があります。常にスピード感を持って業務を遂行する事、大きなグローバルの会議アレンジや複雑な出張手配、予定の詰まったエグゼクティブ同士の調整など、チャレンジングな場面にいくつも遭遇しますが、EA達で協力し助け合って解決策を見出しています。

いかがでしたでしょうか。

アクセンチュアのEA達はベストパフォーマンスを出すべく、忙しくも楽しく充実した日々を送っています。

関連リンク： 総務部／管理部門　人材募集要項