Vernetzen, austauschen und zusammenarbeiten

Finden Sie heraus, ob ein ähnliches Team bereits existiert
Das Erstellen einer Gruppe für die Zusammenarbeit ist simpel: Legen Sie einen neuen Kanal an oder identifizieren Sie einen bereits existierenden für eine Untergruppe in Ihrem Team. Nutzen Sie private Kanäle, um den Zugang zu begrenzen, statt ein komplett neues Team zu kreieren.

Planen Sie die Teamstruktur im Voraus
Erstellen und organisieren Sie Kanäle anhand von Arbeits- und Untergruppen. Strukturieren Sie Ordner und Unterordner vorab.

Nutzen Sie Tabs für leichteres Sortieren
Fügen Sie Tabs hinzu, um wichtige Dokumente, externe Seiten oder Anwendungen zu verlinken.

Stellen Sie Benachrichtigungen individuell ein
Sie können Benachrichtigungen anpassen, um Meldungen zu wichtigen Projekten zu priorisieren und Unwichtiges auszublenden.

Setzen Sie einen Kontrollprozess auf
Klare Vorgaben sind der Schlüssel für die erfolgreiche Verwaltung von Zugriffen, Dokumenten und anderen Aufgaben.

Setzen Sie auf das Cloud-First-Prinzip
Speichern Sie Dateien in Teams und teilen Sie einen Link, um Platz im Posteingang zu sparen.

Bleiben Sie up to date mit der Versionskontrolle
Erlernen Sie den Umgang mit der Versionskontrolle und der Check-out-Funktion, um sich nicht mit Archiven und alten Versionen herumschlagen zu müssen.

Richten Sie Telefonkonferenzen mit externen Kontakten aus
Für eine Video- oder Telefonkonferenz mit externen Kunden starten Sie einfach einen Anruf in Teams und fügen dann die anderen Teilnehmer hinzu. Diese können über einen Browser oder den Teams-Client beitreten.

Erstellen Sie einen Gast-Zugriff
Wenn Ihr externer Ansprechpartner bereits Teams installiert hat, stellen Sie sicher, ob er den Gast-Zugriff freigegeben hat und Sie zu einem Team hinzufügen kann.

Nehmen Sie per Telefon an Meetings teil
Externe Teilnehmer können einem Teams-Meeting auch per Telefon beitreten. Das verringert allerdings ihren Handlungsspielraum.

Nutzen Sie die Videofunktion
Menschen beteiligen sich mehr, wenn sie einander sehen können. Nutzen Sie die Videofunktion und sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer aktiv einbringen.

Erfassen und teilen Sie Notizen
Notizen können während des Meetings direkt in Teams erfasst werden. Der Chat ist auch nach der Besprechung noch verfügbar – selbst für Mitglieder, die nicht teilnehmen konnten.

Bereiten Sie zu teilende Inhalte frühzeitig vor
Setzen Sie sich mit den verschiedenen Wegen auseinander, Inhalte während des Meetings zu teilen. Stellen Sie die Inhalte vor der Besprechung bereit – so können Sie sich für die passende Option entscheiden.

Nutzen Sie Echtzeit-Tools für die Zusammenarbeit
Tools wie das Whiteboard helfen dabei, Ideen und Anmerkungen für späteres Teilen einfach zu erfassen.

Aktivieren Sie barrierefreie Funktionen
Mit Teams haben Sie die Möglichkeit, (Live-)Untertitel zu aktivieren, um allen Teilnehmern eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen. Das betrifft nicht nur taube oder schwerhörige Menschen, sondern auch Personen in einer lauten Umgebung.

Wählen Sie das richtige Tool
Für kleinere Gruppen (bis zu 250 Teilnehmer) eignet sich das Standard-Teams-Meeting, das eine uneingeschränkte Kommunikation mit allen Teilnehmern ermöglicht.

Nutzen Sie die Live-Events in Teams für größere Gruppen (250-10.000 Teilnehmer). Dieses Tool ist für eine One-To-Many-Kommunikation ausgelegt, in welcher der Host die Leitung übernimmt und die anderen Teilnehmer als passives Publikum fungieren.

Bereiten Sie einen detaillierten Ablaufplan vor
Ernennen Sie einen Produzenten, der kontrolliert, was/wer während der Versammlung gezeigt wird. Planen Sie im Voraus, wer genau präsentieren wird und stellen Sie sicher, dass alle Redner eine gute Verbindung und passende Beleuchtung haben und insgesamt gut vorbereitet sind.

Machen Sie einen Probelauf
Testen Sie die Verbindung und Videoqualität jedes Redners und setzen Sie spätestens einen Tag im Voraus einen Probelauf der Versammlung auf.

Definieren Sie klare Ziele
Ein erfolgreicher Workshop braucht eine klare Zielausrichtung. Das gilt umso mehr für einen virtuellen Workshop.

Bereiten Sie vor und planen Sie
Virtuelle Workshops brauchen mehr Vorbereitung als physische – rechnen Sie mit der doppelten oder dreifachen Zeit, die Sie normalerweise für Planung und Organisation benötigen.

Denken Sie daran: Weniger ist mehr
Wenn Sie Aktivitäten planen, bedenken Sie, welche Techniken sich für das erwünschte Resultat am besten eignen. Sie können nur einen Teil der Aktivitäten durchführen, die Sie in einem physischen Workshop vielleicht präsentiert hätten. Verwenden Sie vorrangig Übungen, die jeder für sich durchführen kann. Und spielen Sie Musik, während niemand etwas sagt!

Planen Sie interaktive Elemente ein
Spielt Interaktivität in Ihrem Workshop eine große Rolle, planen Sie idealerweise einen Moderator pro sechs Teilnehmer ein. Wenn eine große Gruppe für den Workshop geplant ist, nutzen Sie Breakouts.

Verwenden Sie die passenden Tools
Beachten Sie bei der Auswahl der Tools für Ihren Workshop, dass dabei alle Teilnehmer in Echtzeit und auch asynchron kommunizieren können. Sie sollten auch das Teilen von Inhalten, das Organisieren und visuelles Denken ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team verstehen, wie die Tools miteinander funktionieren.

Erzählen Sie nicht nur, zeigen Sie auch
Ein Tool wie das Microsoft Whiteboard ist der Schlüssel für eine aktive Beteiligung.

Planen Sie Pausen ein
Aufmerksamkeitsspannen schwanken zwischen zwei und vier Stunden. Teilen Sie den Workshop wenn möglich in kleine Sitzungen, die sich über mehrere Tage oder Wochen erstrecken.

Nutzen Sie einen privaten Kanal zur Vorbereitung
Erstellen Sie einen privaten Teams-Kanal, um Inhalte zusammen mit anderen Organisatoren zu kreieren. Starten Sie dann einen Probelauf der Präsentation in diesem Kanal.

Erstellen Sie einen anderen Kanal für die Lernenden
Sobald Sie vorbereitet sind, erstellen Sie einen Teams-Kanal für alle Teilnehmer. Beschäftigen Sie diese vor, während und nach dem Event. Teilen Sie Dateien wie die Agenda, den Lehrplan oder andere vorzeitig verfügbare Materialien vor der Lerneinheit. Posten Sie Aktionspunkte und Folge-Aktivitäten, wenn das Event vorbei ist.

Organisieren Sie das Lernmaterial
Teilen und organisieren Sie Dateien und Anleitungen zur Lerneinheit, um zu eigenständigem Lernen zu animieren. Sie können auch die Stream-Anwendung nutzen, um eine Video-Bibliothek innerhalb des Teams-Kanals zu erstellen.

Nutzen Sie Live-Events für große Sitzungen
Starten Sie ein Teams Live-Event – eine Erweiterung der Teams Meetings – wenn Sie sich an ein großes Online-Publikum wenden. Diese Form eignet sich gut für Präsentationen oder One-To-Many-Kommunikation.

Nutzen Sie Meetings für kleinere Sitzungen
Teams Meetings eignen sich für kleinere, interaktive Lerneinheiten, bei denen der Dialog und ein aktives Einbringen der Teilnehmer erwünscht sind.

Ernennen Sie zwei Moderatoren
Bei einer Live-Session sind zwei Moderatoren ideal: Einer leitet das Event, während der andere den Chat im Auge behält, um auf Fragen, Kommentare und Feedback der Zuschauer einzugehen.

Zeichen Sie die Einheit auf und teilen Sie sie
Zeichnen Sie die Live-Session auf, um sie anschließend teilen zu können. Oder nehmen Sie die Session im Voraus auf, damit Lernende nach eigenem Gusto darauf zugreifen können.

Verwenden Sie Tools zur Mitarbeit
Nutzen Sie Microsoft Whiteboard: So können die Teilnehmer während Ihrer Lerneinheit auf einer geteilten digitalen Leinwand zusammen zeichnen, skizzieren und schreiben. Verwenden Sie die Polly-Anwendung für Umfragen.

Prüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung
Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung. Nutzen Sie wenn möglich ein Ethernet-Kabel, beschränken Sie den Netzverkehr auf ein Minimum und schließen Sie ungenutzte Anwendungen.

Stellen Sie sicher, dass man Sie hören kann
Ein schlechter Ton ist das Aus für Ihre virtuelle Lerneinheit. Sorgen Sie für eine leise Umgebung und nutzen Sie am besten einen externen Lautsprecher oder ein Headset.