Team Lead Front Desk & Office Management (all genders)

Deine Mission

Du übernimmst die operative und personelle Verantwortung für den Front Desk und das Office Management unseres Zentrums in Essen. Als Team Lead bist du erste Ansprechperson für unsere Werkstudierenden, sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort und stellst sicher, dass sich Teilnehmende, Interessierte und Besucher jederzeit willkommen fühlen.

Deine Aufgaben

People Management & Teamführung

• Fachliche und disziplinarische Führung der Werkstudierenden
• Übernahme der People Lead Rolle inkl. Betreuung und Entwicklung
• Erstellung und Pflege der Einsatz‑ und Schichtpläne
• Unterstützung im Recruiting neuer Werkstudierender
• Strukturierte Einarbeitung neuer Teammitglieder
• Durchführung regelmäßiger Teambesprechungen
• Erste Ansprechperson für alle operativen und personellen Anliegen des Teams

Front Desk & Empfang

• Besetzung des Empfangstresens während der Öffnungszeiten
  (Mo–Fr: 16:00–20:15 Uhr, Sa: 9:00–16:15 Uhr)
• Freundliche und professionelle Betreuung von Teilnehmenden, Interessierten und Erwachsenen
• Vor‑ und Nachbereitung der gesamten Fläche
• Bearbeitung des Postein‑ und ‑ausgangs
• Betreuung des zentralen E‑Mail‑Postfachs
• Unterstützung bei (technischen) Anfragen, z. B. Account‑ oder Zugangsthemen

Office Management

• Verantwortung für den Bestellprozess des Zentrums inkl. Inventur
• Zentrale Kontaktperson für externe Dienstleister
  (z. B. Reinigungsservice, Catering bei Events, Handwerkerinnen)*
• Erstellung und Pflege eines Notfall‑ und Evakuierungskonzepts
• Organisation und Durchführung von Evakuierungsübungen
• Sicherstellung eines ordentlichen und gepflegten Erscheinungsbilds der Fläche