Sabe quanto gasta a sua organização em despesas de viagens? E qual é o peso deste custo no total dos custos necessários para a sua organização funcionar? E já agora, qual é o gasto de não conformidade com a política de despesas da sua organização? Estará a sua organização a ser eficiente a gerir este processo?

Por vezes, encaramos fenómenos que não têm uma regularidade predefinida como algo esporádico e pouco relevante, quando, na verdade, podem ser até mais frequentes que aqueles que são, por natureza, regulares. Por exemplo, o salário é um custo mensal regular das organizações e, por isso, damos-lhe muita importância, sendo considerado quase como um “custo fixo” sem o qual as organizações não podem funcionar. Em contrapartida, os custos de viagens e de eventos podem correr o risco de serem ignorados porque se pensa ser algo ocasional, por vezes extraordinário e não relevante em termos estratégicos para as organizações. Esta ideia não está correta de todo, sendo que as viagens de negócio são, na verdade, um investimento chave para o sucesso das organizações e não um simples gasto.

Para ter uma ideia da dimensão, estima-se que, nos últimos 15 anos, as despesas de viagens das organizações a nível mundial mais do que duplicaram para um valor acima dos 1,3 triliões de dólares americanos. Até 2021, a previsão é que irá ultrapassar os 1,7 triliões de dólares, sempre com taxas de crescimento superiores a 5% ao ano, sendo que a China, os Estados Unidos e a Alemanha preenchem os lugares do pódio . Para muitas organizações com operações a nível global, chega a ser considerada a segunda maior fonte de custo.

Por outro lado, nunca como agora a forma como os colaboradores incorrem em despesas em nome das organizações sofreu tantas alterações. A economia digital transformou as despesas de negócio para um cenário em que existem cada vez mais categorias de despesa, diferentes formas de pagamento, diferentes integrações com novas plataformas e com novos players de serviços no mercado.

Entre essas plataformas e players que podem ser usados pela força de trabalho estão alguns ligados ao setor do transporte urbano como, por exemplo, a Uber ou a MyTaxi, ao setor da restauração como a Starbucks e a ezCater, ao transporte aéreo como a United Airlines ou a Lufthansa, e ao setor da hotelaria como a Marriot, a booking.com ou a Airbnb, que já oferecem serviços de integração com plataformas corporativas de gestão de despesas e de viagens.

As viagens de negócio são, na verdade, um investimento chave para o sucesso das organizações e não um simples gasto.

Um bom exemplo de inovação que permite facilitar a interação dos viajantes com os hotéis vem de uma startup Alemã, a conichi, que disponibilizou uma app que permite o check-in em hotéis, incluindo a abertura da porta do quarto através de uma chave digital, assim como o processo de check-out, incluindo os pagamentos e emissão da fatura digital. Isto sem ter de perder tempo nas filas do balcão do front desk.

Também no processo de pagamentos existem novidades, com players muito inovadores como, por exemplo, a Revolut, que permite a viajantes converter moeda sem ter de pagar por esse serviço.

Tudo isto para além dos já “tradicionais” GDS para a respetiva reserva de viagem, como a Amadeus ou a GetThere, e os também “tradicionais” fornecedores de cartões de crédito corporativos como a Visa, a MasterCard ou a Amex. A própria função da agência de viagens nas organizações está a adaptar-se a esta nova realidade.

Para serem mais efetivas a gerir esta importante fonte de custo, é imperativo que as organizações revejam as suas políticas de viagens e de despesas, alinhando-as com os requisitos desta nova realidade, e que tenham uma cultura de conformidade com as mesmas, criando condições que permitam o aumento da produtividade dos seus colaboradores.

Dito isto, para muitas organizações poderá ser de extrema importância Desenhar, Implementar e Operacionalizar um novo processo seguido de uma nova solução.

Toda esta transformação, com um layer de reporting para dar visibilidade aos dados, irá permitir à gestão controlar melhor estes custos e uma melhor tomada de decisão na escolha de parceiros de serviços, adequados a um funcionamento mais eficiente das organizações. Continuará a ser chave também a respetiva negociação de tarifas com estes novos players, assim como é com os players já considerados tradicionais.

De referir que a escolha da ferramenta é de extrema importância, pois a tecnologia deverá ser um meio que aumente a produtividade dos utilizadores, que estarão no centro do processo. Funcionalidades como o OCR no processamento de recibos, arquivo digital de imagens dos recibos, aplicações móveis que os viajantes da organização possam usar no momento em que estão a incorrer na despesa para agregar as mesmas num relatório, user interface por voz para fazer uma reserva de viagem e a integração da plataforma com fornecedores de serviços já mencionados neste artigo são um “MUST HAVE”.

Com isto, conclui-se que as organizações irão ter poupanças em áreas aparentemente escondidas, de origens tão diversas como:

– Aumento da produtividade dos colaboradores, nos momentos de reserva de viagens e na criação dos relatórios de despesas;

– Aumento da produtividade das funções de suporte ao processo de viagens e de despesas, pois será necessário menos tempo no processamento da reserva, assim como para auditar e para processar o pagamento das despesas;

– Tomada de decisões mais inteligentes, pois os colaboradores e as chefias poderão fazê-lo de uma forma mais simples através da tecnologia, podendo escolher fornecedores de serviços mais eficientes, aumentando a satisfação geral dos utilizadores e reduzindo o custo;

– Diminuição do número de “recibos perdidos” e de não conformidades, tendo auditorias mais musculadas e minimizando o risco de despesas fora da política.

Sérgio Brito

Senior Manager – Accenture Portugal

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