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Blog - Cloud ComputingCommentary from our cloud experts around the globeBLOG アクセンチュア・ クラウド・ ダイアリーズ

May 10, 2018
Microsoft Teamsを使ったテキストベースの非同期コミュニケーションによる生産性の向上
By: 青柳 雅之

クラウド推進事業本部 シニア・マネジャーの青柳雅之と申します。私はAWSやAzure、GCPといった主要なパブリッククラウドを使用したIT Modernizationを担当しています。

アクセンチュアでは全社にマイクロソフト社のOffice 365が導入され、どのような場所でも仕事が可能となっています。
私の所属するチームでは、そのOffice 365の新しいワークプレースであるMicrosoft Teamsを活用してクラウドのコンサルティングプロジェクトの他、日常業務の生産性向上を図っています。私がコントロールしているプロジェクトでは必要に応じたAd Hocな会議はありますが、通常は当然のように存在している「定例会議(日次・週次等)」を可能な限り廃止しています。

生産性の高いコミュニケーションの基本は、「ツールを使用してF2F(Face to Face)の会議を可能な限り減らす。
口頭伝達文化ではなく、テキスト伝達文化を徹底する」ことであると考えています。

会議を設定するには、まずテキストベースのオフライン開催を考え、次にSkypeによるオンライン会議。最後にどうしても必要なF2Fの会議の実施を考えます。

※なお、当然ながらF2Fの会議を0にすることが目的ではなく、必要な際は実施します


■ Microsoft Teamsとは
マイクロソフトが提供するコミュニケーションのハブとなるクラウドサービスです。
ブラウザベースアプリケーションおよびデスクトップアプリケーション、スマホアプリケーションの形で提供されています。チャネル、チャット、Skype会議、Office 365の機能が集約されています。

Teamsでは、プロジェクトの単位で、[チーム]を作成できます。各チームが[チャネル]、後述する[Planner]、その他アプリケーションを持つ形となります。Teamsでは、OneNoteやPower BIなどのアプリケーションを選択して使うことが可能です。


Teamsの画面:左側のペインにCloud Consultingを先頭にプロジェクトチームやテーマ毎のチームが存在する。各チームの中では会話のスレッドが立っており、図中の例では同僚の鈴木さんが最新の技術情報を追っている状況を表示しています。
Teamsの画面:左側のペインにCloud Consultingを先頭にプロジェクトチームやテーマ毎のチームが存在する。各チームの中では会話のスレッドが立っており、図中の例では同僚の鈴木さんが最新の技術情報を追っている状況を表示しています。

Teamsの画面:左側のペインにCloud Consultingを先頭にプロジェクトチームやテーマ毎のチームが存在する。各チームの中では会話のスレッドが立っており、図中の例では同僚の鈴木さんが最新の技術情報を追っている状況を表示しています。


アプリケーションの選択画面:必要なアプリケーションをチーム毎に追加可能。

アプリケーションの選択画面:必要なアプリケーションをチーム毎に追加可能。

アプリケーションの選択画面:必要なアプリケーションをチーム毎に追加可能。

■ チャネル
テキストベースの非同期コミュニケーションを実現する機能の1つは、[チャネル]機能です。口頭で行うような会話も、ここに書き込むことで、テキストベースの非同期コミュニケーションが実現されます。たとえば特定のトピック、プロジェクト、分野別にチャネルを作ることができます。

以下のようなメリットが実際にあります。

  • チームには外国籍のメンバーがいます。日本語が堪能であっても、相手の日本人が早口の口頭のコミュニケーションをとる場合、その日本語の理解が難しいです。テキストでかつ英語でコミュニケーションが取れれば彼らの負担は大きく減るでしょう。
  • 育児分担のある社員はおそらく18時以降は会議をやりたくないはずです。時間の制約はあるが、たとえば早朝などに時間を確保できる場合が多く、非同期でコミュニケーションが取れるなら、都合の良い時間に作業ができます。
  • 時差がある海外のメンバーとの早朝、深夜の時間帯のオンライン会議は負担になりますが、非同期のコミュニケーションなら問題ありません。
  • テキストにすることで人に伝える前に論理的に考える癖がつきます。内容に抜け漏れが発生する余地を減らすことができます。
  • [チャネル]でチャットをすることで検討経緯が残ります。プロジェクトやチームに後から入ったメンバーもそれを追うことで経緯を知ることができます。

チームのイギリス人同僚Danielさんとの会話:グローバル案件のためチャネルで非同期コミュニケーションを取ることで時差の問題を解決。まるで口頭での会話のようなコミュニケーションであり、このようなスレッドを残しておくことで後でプロジェクトに別のメンバーが入ったときに理解が早い。
チームのイギリス人同僚Danielさんとの会話:グローバル案件のためチャネルで非同期コミュニケーションを取ることで時差の問題を解決。まるで口頭での会話のようなコミュニケーションであり、このようなスレッドを残しておくことで後でプロジェクトに別のメンバーが入ったときに理解が早い。

チームのイギリス人同僚Danielさんとの会話:グローバル案件のためチャネルで非同期コミュニケーションを取ることで時差の問題を解決。まるで口頭での会話のようなコミュニケーションであり、このようなスレッドを残しておくことで後でプロジェクトに別のメンバーが入ったときに理解が早い。

メールベースのコミュニケーションもプロジェクトに限っては可能な限り[チャネル]にするようにしました。Teamsの[チャネル]機能で完結させることが重要です。同じ内容をベースにした会議をしては意味がありません。以前、メールを禁止してSlackを使用している会社の記事を見ましたが、同じメリットを得ることを目的としていると思います。

また、チャネルはRSSもフィード出来るので、毎日リリースされる複数のクラウドベンダーの記事をフィードしています。


RSSフィードの追加:主要なクラウドベンダーのブログをRSSフィード。
RSSフィードの追加:主要なクラウドベンダーのブログをRSSフィード。

RSSフィードの追加:主要なクラウドベンダーのブログをRSSフィード。



■ チャネルを使った資料のレビュー
資料のレビューもTeamsのチャネル上で行っています。F2Fのレビュー会議は原則行いません。チャネルの会話の中で資料を添付できてやり取りが可能です。この資料はこのチーム用のSharePoint/OneDriveに保存されます。PPTファイルを開いてコメントを書いた後に会話に張り付けることも可能です。これも時差のあるメンバーと仕事をやる場合に有効ですが、効率化のために国内のメンバーとも可能な限りチャネル上でレビューを行っています。口頭で行うとどうしても指摘もれがあったり、レビュー会議後にレビュー記録をつける手間が発生してしまいます。レビュー好きなレビューワーがF2Fのレビュー会議を実施すると長時間になりがちです。最後は細かいところで一緒に考え込んだり一緒に作ってしまったりして顧客に資料を提出する前は常に徹夜となります。この仕組みでは、レビューワーは思いつきではなく適切なコメントをテキストで残すことを要求されます。


チャネルを使った資料のレビュー
チャネルを使った資料のレビュー


■ Planner
[会話]機能だけでもこのように多くのメリットがありますが、ここで紹介するPlannerを課題管理、リスク管理に使うことで、効率的な課題、リスク管理を実現しています。PlannerはTeamsから起動することができます。


Planner: ToDo(未着手)、Doing、Doneとタスクの状況が可視化できる。
Planner: ToDo(未着手)、Doing、Doneとタスクの状況が可視化できる。

Planner: ToDo(未着手)、Doing、Doneとタスクの状況が可視化できる。

Plannerは発生した課題、リスクを各自がタスクとして登録していき、担当者をアサインすることができます。 これらのタスクはメンバー間を行ったり来たりしながら、各メンバーによって更新がなされ、ステータスが未着手から、作業中、完了と変化していき、最終的にクローズされます。メンバー間のコミュニケーションはPlannerの中で非同期で実施されて完結するので会議は不要です。Plannerを使うと、課題の進捗状況や全体としての状況はリアルタイムで可視化されます。Excelでの管理は週1の進捗会議で皆と一緒に内容を確認していきますが、Plannerを使えばそのような会議は不要です。そのため、1週間を待たず、タスクを次々とメンバー間で回すことができます。


進捗状況の外観を表すグラフ:このようなグラフもリアルタイムで自動生成される。
進捗状況の外観を表すグラフ:このようなグラフもリアルタイムで自動生成される。

進捗状況の外観を表すグラフ:このようなグラフもリアルタイムで自動生成される。

メンバーにアサインされたタスクの数と進捗状況:これにより作業負荷が一目瞭然。
メンバーにアサインされたタスクの数と進捗状況:これにより作業負荷が一目瞭然。

メンバーにアサインされたタスクの数と進捗状況:これにより作業負荷が一目瞭然。

プロジェクトの管理者は、1週間以上閉じられていないタスクを抽出してメンバーに対応を促したり、メンバーにアサインされているタスクのバランスをとることができます。

これもF2Fではなく、タスク内のコメントで実現可能です。作業の経緯は各タスクの中に履歴として残りますので、後から経緯を追う際は非常に便利です。Excelではセルの大きさの都合もあって書き込むことを躊躇しますが、このタスクではファイルも添付できるし、必要な情報はすべて含むことができます。


タスク内に記載されたメンバー間のやりとり:メンバー間のやりとりが日時付きで履歴として残る。
タスク内に記載されたメンバー間のやりとり:メンバー間のやりとりが日時付きで履歴として残る。

タスク内に記載されたメンバー間のやりとり:メンバー間のやりとりが日時付きで履歴として残る。
タスク内に記載されたメンバー間のやりとり:メンバー間のやりとりが日時付きで履歴として残る。

タスク内に記載されたメンバー間のやりとり:メンバー間のやりとりが日時付きで履歴として残る。

■ 複数プロジェクトをまたがったタスクの一元管理と可視化
各チームでタスクをアサインされた場合、いちいち各チームのPlannerを開かなくても、全チームを通して自分にアサインされているタスクを一元管理できます。自分の[マイタスク]画面では、自分にアサインしたタスクの一覧が参照できます。


Plannerのマイタスク:チーム横断で自分にアサインされたタスクが可視化できる。
Plannerのマイタスク:チーム横断で自分にアサインされたタスクが可視化できる。

Plannerのマイタスク:チーム横断で自分にアサインされたタスクが可視化できる。


Plannerの一覧:自分が所属するPlannerの一覧。ここから各Plannerの中に入ることができる。
Plannerの一覧:自分が所属するPlannerの一覧。ここから各Plannerの中に入ることができる。

Plannerの一覧:自分が所属するPlannerの一覧。ここから各Plannerの中に入ることができる。

多くのプロジェクトにかかわっている場合、多くのPlannerをいちいち確認しにいくのは面倒です。しかし、自分が@で会話の中でメンションをされた、タスクをアサインされたといった場合は[最新情報]に通知が来るので見落とすことはありません。自分が指定したチャネルに変更があった場合も、ここに通知が来ます。


最新情報:通知された分だけ数字が表示される。
最新情報:通知された分だけ数字が表示される。

最新情報:通知された分だけ数字が表示される。

■ 究極の生産性向上 スマホで移動中にタスク管理
Teamsはスマホからも使用することが可能です。私は通勤や取引先訪問などで移動が発生する場合は、移動中にスマホでどんどんタスクをハンドリングします。これで1日の仕事自体の時間が大幅に削減できます。
移動中、ぼーっとしているのはもったいないですね。自分が課題を他の人に回さないことで人が待たされてしまう場合があります。1つのタスクへのコメントは短いケースもあるので移動中にすぐに対応します。


スマホから見たTeams:各チームをクリックすると、詳細が参照できる。
スマホから見たTeams:各チームをクリックすると、詳細が参照できる。

スマホから見たTeams:各チームをクリックすると、詳細が参照できる。

■ 最後に No More Excel管理!
大規模なプロジェクトでExcelで課題やリスクを管理してF2Fの定例会議をしていた昔を思い出してみます。
プロジェクトチームができればF2Fの定例会議が設定され、プロジェクトが大きくなれば進捗確認のための会議がさらに階層ごとに設定されるため、プロジェクトが拡大するにしたがって、会議回数が増大します。そして管理表やWBSがExcelだったりするとその変更のために多くの工数が必要となり、そのためにわざわざ人がアサインされます。会議回数が多くなりすぎると日中会議で埋まってしまい夜に作業を行うとか、参加メンバーの会議調整がつかなくて、会議が入れられてない夜間に新しい会議を入れられるはめになってしまいます。朝一や定時後に進捗会議を設定されたら、子供の保育園の送り迎えができない人も出てきます。プロジェクトの規模が大きくなるにつれてコミュニケーションのコストは指数関数的に増えるので、それを削減するためにTeamsといったツールを使用するといった工夫が必要です。

Teamsには社外のメンバーも入れることが可能です。我々は実際にアライアンスを組んでいる企業の社員をチームのメンバーとして追加し、上記で説明したコミュニケーションが可能になっています。他社とのコミュニケーションになるとSkype会議すらもハードルが高くなり、いずれかの企業に訪問しての定例会議が一般的でしたが、それも激減しています。Excelの課題管理表をメールで送付することもありません。

そもそもオフショア開発する際は、時差といった要因もあり、非同期でのコミュニケーション方法を最初に考えます。それでも十分に仕事が回ります。身近にいる人とも同様に非同期でコミュニケーションを取れれば、F2Fの会議は激減し、F2Fでコミュニケーションをとる時は、より重要な内容に限定することができます。できる限りF2Fでコミュニケーションをとるべき、という意識をなくすだけで大きな生産性向上を実現することが可能ではないでしょうか。

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