Verwaltung 4.0 braucht [ENTSCHLOSSENHEIT]

Der „Digital Readiness Check“: In 8 Wochen zum Zukunftsplan – wissen, was zu tun ist

Ungewissheit ist das große Thema dieser Zeit. Der Virus und die COVID-19-Pandemie haben uns gezwungen, breitgelaufene Trampelpfade zu verlassen und neue Wege zu suchen.

Auch in der öffentlichen Verwaltung wurde viel bewegt. Unter Hochdruck wurden die Anstrengungen beschleunigt, Prozesse und Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung ins Digitale zu heben. Kein neues Thema, aber eines, das an Dringlichkeit enorm zunahm.

Dass es erst eine besondere Situation brauchte, um das Thema ganz oben auf die Agenda zu bringen, ist verständlich. Ohne den Druck zur Veränderung, ohne ein überzeugendes und umsetzbares Programm, ohne Visionen bleibt der Mensch, wo er ist. Da sind Menschen in Behörden keine Ausnahme.

COVID-19 hat den Druck zur Transformation signifikant erhöht. Aber: Es braucht noch immer ein ganzheitliches, zielgerichtetes Programm.

Zielgerichtet in die Zukunft

Eine greifbare Vision als Ansporn und Zielbild erleichtert Entscheidungen. Ein solches Zielbild  könnte beispielsweise beinhalten, dass Kosten gesenkt werden, Mitarbeiter effektiver arbeiten können, Prozesse effizienter ablaufen oder möglichst viel bürgernah und im Sinne des OZG umgesetzt wird. Welches Ziel vorrangig bedient wird – das gilt es festzulegen, da es ein wichtiges Entscheidungskriterium ist.

Denn: Möglichkeiten zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gibt es enorm viele. Vor allem weil die Verwaltung in Deutschland mit ihren Top-Mitarbeitern und verzahnten Prozessen ein großes Potenzial in sich birgt.

Aber: Wer ohne ein Programm, sprich ohne Plan, in einem komplexen Gebilde wie einer Behörde anfängt, das erstbeste Projekt zur Digitalisierung anzugehen, läuft Gefahr, sich zu verrennen und am eigentlichen Bedarf vorbei zu digitalisieren.

Denn Digitalisierung ist etwas, das ganzheitlich über alle Prozesse und Abteilungen hinweg betrachtet werden muss. Was wird gebraucht? Wie passt es zusammen? Und vor allem: Wo beginnt man am sinnvollsten, um schnell Wirkung zu erzielen. Das Ziel ist das sinnvolle Zusammenspiel von Mensch und Maschine.

Digitalisierung in sieben Dimensionen

Wer die Behördenprozesse in ihrer komplexen Verzahnung sieht, bemerkt, dass es bei Weitem nicht ausreicht, einzelne Prozesse zu digitalisieren, eine neue DevOps-Plattform oder „die Cloud“ einzubauen. Vielmehr muss alles ganzheitlich gedacht und fokussiert entlang einer gesamthaften Roadmap umgesetzt werden. Hier rächt sich Nachlässigkeit oder eine „Einfach mal machen“-Einstellung. Die Verwaltung steht also vor der Aufgabe, mehrere Dimensionen zu adressieren.

• Ganzheitliche Digitalisierungsstrategie und Fahrplan zur Umsetzungssteuerung
• Die Erlebnisse von Bürger*innen und Mitarbeiter*innen gestalten
• Die Ende-zu-Ende-Abbildung von (digitalen) Prozessen und Fachverfahren
• Fähigkeiten für Digitalisierung und Innovation aufbauen
• Die sinnvolle Beschleunigung von Entscheidungsprozessen zur Organisation und Steuerung
• Die IT-Architektur und digitale Technologien
• Die Nutzung von Daten zur Entscheidungsunterstützung

Die öffentliche Verwaltung steht hier vor der enormen Herausforderung, kein Stückwerk zu produzieren, sondern sinnvoll und ganzheitlich zu agieren. Das Problem: die Zeit. Und fehlende Transparenz zum Status quo. Traditionelle Assessment-Verfahren, die das komplette Digitalisierungspotenzial der Behörde vom Kundenkontakt bis zur Aktenablage analysieren, benötigen normalerweise viele Monate und sind entsprechend kostenintensiv.

Der Digital Readiness Check – wissen, was wichtig ist

Der Accenture „Post COVID-19 Digital Readiness Check“ beleuchtet den digitalen Reifegrad einer Organisation in wenigen Wochen und in allen sieben Dimensionen. Die öffentliche Verwaltung profitiert dabei von einer Analyse, die den Vergleich mit anderen Institutionen ermöglicht und eine globale Sicht auf Trends im öffentlichen Sektor zulässt. „Best practice“-Erfahrungen aus anderen Industrien fließen als Ideengeber ein, um den Start in das Post-COVID-19-Zeitalter zu unterstützen und effizient zu beschleunigen. Das Ergebnis ist eine zukunftsgerichtete und handlungsorientierte Analyse als argumentative Grundlage für kommende Entscheidungen.

Im ersten Schritt wird die grundsätzliche strategische Ausrichtung der Organisation aufgenommen, um die wichtigsten Fokusbereiche für das Assessment herauszuarbeiten. Im zweiten Schritt des Assessments wird erkundet, wo die Behörde entlang der festgelegten Fokusbereiche im Vergleich zu anderen steht. Dabei stellt sich beispielsweise heraus, dass der Digitalisierungsgrad in einem einzelnen Bereich im Vergleich zu anderen Behörden geringer ist. Aber passt ein Engagement hier zu dem Gesamtziel? Nicht jeder braucht alles.

Entlang der Dimensionen identifiziert das Team die für die Organisation entscheidenden Handlungsfelder zur Weiterentwicklung und definiert gemeinsam konkrete und umsetzbare Empfehlungen und nächste Schritte. Elementar sind Interviews mit Experten der Organisation und die agile Verwendung der gesammelten Erkenntnisse in vertiefenden Workshops.

So schafft es der „Post COVID-19 Digital Readiness Check“, in kürzester Zeit einen gesamthaften und spezifischen Überblick über den Digitalisierungsgrad der Behörde in allen Dimensionen zu geben und aufzuzeigen, welche Schritte näher an das strategische Zielbild führen.

Wie werden alle sieben Dimensionen durchdacht? Wir freuen uns auf eine spannende Diskussion und den Meinungsaustausch mit Ihnen.