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埃森哲《展望》期刊


数字化采购:开启采购新时代

在数字革命浪潮中,采购部门的数字化进程已远远落后于其他部门。这一局面亟须改变。


借助数字技术,重复性和常规的采购工作将通过“机器人”实现流程自动化。采购代理和顾问能帮助采购人员做出最佳决策,实现最大业务价值。人们在采购过程中所经历的挫败感将一去不复返,取而代之的是简单而直观的采购体验,用户们将积极拥抱这一趋势。这一未来就始于现在。



推动数字化采购刻不容缓

随着数字化浪潮席卷所有行业,企业正面临着前所未有的竞争压力。数字化为企业与客户和合作伙伴的互动创造了全新渠道,这些都在改变传统的业务模式和行业态势。因此,在位企业为其应对未来的能力与生存前景担忧不已。

管理层深知,企业只有变得更加灵活和高效,才能在新时代生存和发展下去。这是企业争相采用数字化技术改革核心业务部门的原因。面向客户的营销、销售、服务以及许多重要供应链职能,都是变革的重镇。

迄今为止,采购部门还没有得到足够的关注和投资。不可否认,许多企业已经在部署电子采购系统,甚至是云采购工具。但是,在不改变既有繁琐采购流程的前提下,仅仅部署一些新的软件工具,并不能解决根本性问题。领先企业们已经抢先一步,开始打造真正的数字化采购组织。

真正的数字化采购系统可自动执行重复性任务,从而提高效率、降低成本。它通过人工智能(AI)和便捷的在线工具,方便所有采购人员实时获取业态洞察与分析数据。它通过更新、更智能的方式,利用数据模型,为企业的日常运营和决策提供更全面的支持。它还能改变采购人员与供应商和其他第三方的互动方式,提供一个全新的协作平台。

为什么采购系统必须更有吸引力?

每个采购人员都梦想着,周一在公司的采购工作,能像周日在家购物那样方便而优雅。但是现在的采购政策和工具是流程导向,存在各种严格的管控和评估手段,但却忽略了用户体验和成果导向。因此,采购人员觉得现有采购流程过于繁琐、缓慢和僵化。在他们看来,采购流程是绊脚石,而非一种有用的工具。

而数字采购体系是基于深入而丰富的数据而非繁复的流程。相关业务管控环节都已经嵌入在AI模型内,因此用户可以随心所欲进行采购活动,无须遍历痛苦而繁琐的流程。数字化采购通过精简用户作决策和执行决策的流程,鼓励相关人员“拥抱流程”而不是设法绕过流程,给予用户符合其预期的体验。

换言之,用户甚至都感觉不到采购流程的影响和指引,完全没有在“走流程”的感觉。他们只会看到有价值的信息,并执行相应的采购行为。合规性和管控条件都是系统固有的,内嵌在模型内,因此不会成为采购过程中的障碍。

让我们举一个案例,假设李玲任职于市场部,负责该部门的采购工作。

通过笔记本电脑或手机终端,李玲可以实时看到市场部所有过去和当前的支出情况,包括购买了哪些产品和服务,以及支付给哪些供应商。更棒的是,她还能求助智能代理,帮助自己做出明智的采购决策。智能代理会借鉴各种交易和相关数据、市场情报、专家经验以及智能代理自学习的知识,帮助李玲执行采购流程,并做出正确的选择。

在这个结合了大数据、数据分析以及AI的采购流程中,李玲能自信地完成视频采购,并做出最为明智的采购决策。

智能代理可以告诉李玲:
制作一个新视频内容的市场价格
最有资质的视频制作公司及其绩效
她是否可以直接要求供应商报价,还是需要启动采购流程
供应商是否需要提交工作范围以及相应合同
是否有类似合同存在(或智能代理可否为她起草合同)

数字化是采购3.0的基础

数字化采购并不是简单的IT升级。它是真正向前迈出了一大步,不仅在技术层面上有突破,还告别了采购部门沿用了几十年的运营模式(见图一)。

整合企业内部和外部数据,并与之进行交互;通过智能工具辅助采购决策,而不只是简单的执行交易。
人工智能引导采购战略
实时监控社交媒体,解读潜在供应商风险
目前,大部分采购部门都还停留在采购1.0阶段,即利用IT技术实现流程自动化,记录实际发生的情况:执行过的交易、支付过的发票、购买过的物品以及签署过的合同,可谓事无巨细。遗憾的是,它的系统功能仅限于利用软件记录数据,致使采购流程过于繁琐,用户体验相当不好。

不过,某些领先企业的采购部门正朝着采购2.0迈进,它们会利用技术来挖掘更深层的数据,从而获取更多背景信息,比如购买了什么,为什么发生这项购买等等(配文一:背景信息采集与解析)。这类信息很重要,因为这是构建预测模型的基础,也是采购2.0的核心,能帮助企业在未来做出更明智的采购决策。

背景信息采集与解析
记录过去某一交易的原因和背景信息, 有利千企业未来做出更明智的采购决策。
假设你的企业需要采购一台新锅炉。 那么, 通过系统, 你了解到两年前公司曾从 Acme Advanced Supplies (Acme) 那里以 23 万美元的价格采购了一台锅炉。 但是,现在你需要重新调查一下锅炉市场, 决定从哪一家供应商采购新锅炉, 并确定合适的价格。 也就是说, 你还需要了解另外两个关键信息: 两年前采购锅炉时的其他备选供应商, 以及最终选择 Acme 的原因。
历史记录显示, 除了 Acme 之外, 之前还有三家供应商参与投标, 其中两家供应商的价格较低, 家较高。 其中一家低价供应商的锅炉工作效率较低, 实际上也增加了设备在整个生命周期内的总拥有成本 (TCO)。 另一家低价供应商要求客户订购来自非优选供应商的备件。而高价供应商的产品超出了该项目的需求, 也无法为多增加的成本做出合理解释。 因此, Acme 公司最终胜出, 因为它的产品能够满足所有要求, TCO 较低,这也符合零部件和维护合同的就近采购战略。
在接下来的两到四年,采购3.0将出现。到那时,采购和业务部门将能够处理自己生态系统以外的信息并与之进行交互,而智能技术也将超越简单的执行,直接上升到辅助业务决策(有时是做出决策)的高度。

实现数字化采购的五大要素

数字化采购可帮助企业大幅提高采购速度、效率与敏捷性。

数字化采购系统为决策者提供更全面的视角,可以降低风险、提高合规性,最终提高采购部门可管控的支出项目,为企业带来更多价值。但是,要构建数字化采购体系并非易事,要求企业掌握一整套“复合知识体系”,具体涵盖以下五大要素:数据、技术工具箱、直观的用户体验、技能与人才以及新政策、新流程和新运作模式。

数据
数字化采购体系的核心是数据,而且是海量数据。企业运营的方方面面都离不开数据,包括预测客户需求,了解哪些产品或服务可以更好地满足这些需求,确定合适的供应商,并确定合理价格。

实际上在大多数企业,采购部门都无法有效利用海量数据分析供应商、定价、市场和众多其他因素,因此很难做出最优的商业决策。一般情况下,他们只收集交易数据,偶尔收集细项数据。他们并不注重收集背景信息,尤其是与流程步骤有关的流程数据,例如,审核和批准采购申请、确立合同以及招标流程等。此外,他们也没有充分利用各种重要的外部数据和第三方数据。

要打造真正的数字化采购体系,企业应当有意识地获取比现在多得多的内部和外部数据:

  • 采购体系内的所有数据,不仅包括采购流程数据,还包括与采购活动相关的其他流程所产生的数据。其中包括发票和付款数据,用于了解价格和流程的合规情况,以及流程信息,例如谁批准了价格变化及其具体金额。

  • 采购体系以外的数据,如深入而全面的行业和市场信息。这些数据其实更为重要,特别是在协商合同的具体条款时,企业需要依据这些数据计算总拥有成本和价格杠杆,从而判断该采购哪些物资,以及从哪些供应商处购买。不过,由于相关数据过于庞大,已成为大多数采购体系的薄弱环节。对任何单一企业而言,仅凭一己之力恐怕也很难解决这个问题。

构建完备的采购体系需要获取两大类数据。第一类用于创建具有参考价值的信息,例如,供应商基本信息、市场概述或各地区商品或服务平均价格的描述性分析。第二类数据用于分析采购决策与结果之间的相关性,建立预测模型,最终实现人工智能。这也是为什么企业应当竭尽所能采集所有信息的原因。

数字化采购如何改变企业采购能源的方式
数字化采购能够大幅提高企业的采购效率。 能源采购就是一个极好的例子。多年前,大多数企业与现在的多数消费者一样,按时间供电企业支付能源账单,并却对此没有任何异议。但是,随着采购成本的上升,以及能源使用量和定价数据的激增,企业的能源采购方式发生了数字化革命。
楼宇管理系统对楼内特定位置进行温度、 湿度、 占用率和照明等级进行情况跟踪, 方面确保能源不会过度使用导致成本过高, 另一方面也避免能源供给不足而影响住户体验甚至引发投诉。
该系统可与企业控制中心进行通信, 监控诸如屋顶单元和制冷设备的磨损或故啼情况, 避免错过响应时机, 并派遣维修人员在设备发生故啼之前提前解决潜在问题。 为所有这些人员、 系统和传感器提供支持的优化软件, 它控制着企业各部门的设备循环和设置点, 目的是利用能源价格信号优化能源的采购和使用(能源价格每小时都会波动, 并且各公用事业公司之间也存在一定差异)。
不过, 下一代数字化采购更为先进。 过去只能在公用事业单位使用的对冲和采购技术, 经过升级如今已应用千大型企业用户。 除了监测实时能源价格信号之外, 用户还可以每天查看近期/未来的价格信号, 并采用多批次采购策略, 逐步降低能源合约的价格, 不再是一次性完成采购决策。 这样就避免了单次采购价格不合算的问题。 实际上, 大型能源用户不再是被动的价格接受者, 而是可以自己预测价格, 并设定相应的生产和采购计划。
下一代采购技术甚至可能颠覆能源供应商的业务模式。大型企业能源用户正越来越多地直接从可再生能源发电商那里购买电力, 绕过传统能源供应商和公用事业公司。通常情况下,这类能源都通过议定价格的签约设备 “虚拟”交付。这样做的话, 公用事业公司仍通过波动的价格来进行物理供电,但是最终用户却可以借助第三方独立锁定价格。在另外一些情况下, 能源是在现场产生的, 完全不需要公用事业公司参与。
技术工具箱
如果说数据是数字化采购的燃料,那么技术就是数字化采购的引擎。

这里所说的技术,并不是支持业务流程的ERP类系统(无论是云方式还是其他)。而是连接并赋予数据含义的技术,尤其是AI、自然语言处理、数据分析和机器人技术。通过将数据和上述先进技术结合在一起,企业将能够实现各种业务活动和流程的自动化或优化,在特定情况下,还能超越简单的自动化,实现高级的智能化。

假设将端到端采购流程中的所有行动和任务都绘制在二维矩阵上:一根轴代表决策的复杂性,另一根轴代表结构化数据与非结构化数据的比例(见图二)。

自动化V. S智能化
纯AI
大多是非结构化数据大多基于判断
混合型技术
混合了结构化数据与非结构化数据大多基于判断与规则
机器人流程自动化
大多是结构化数据,大多基于规则
任何同时涉及高度结构化信息(例如供应商名称、类别、商品代码、离散项描述或SKU编号)和基于规则(“如果是X,则执行Y”)的活动或流程,可以也应该实现自动化,以加快执行速度和提高效率。这便是流程自动化机器人的工作。

以下是一个简单的例子:利用机器人流程自动化(RPA)技术(又称机器人),企业可以将采购申请自动转换为采购订单,只要确保所有必填字段完整且准确,完全无需人工干预。某些采购工具已经支持基本的自动化,例如自动验证和分配类别/总账代码。

在图谱的另一端,当某个活动或流程需要较高的人工判断,并涉及大量非结构化信息时,利用预测模型和人工智能技术更为适宜,智能代理能够处理并帮助用户做出更好、更明智的决策。

例如,在选择供应商时,智能代理将应用一个复杂的模型,根据所采购物品的采购历史记录、供应商评级和绩效以及最近推荐的供应商报价,推荐入围的供应商。

直观的用户体验
为了实现数字化采购的最大价值,企业需要提供直观而有吸引力的用户体验,以鼓励采购人员使用在线采购工具。使用数字化工具的人越多,采购的效率就越高,企业可以采集的数据量也越大。

如果用户体验糟糕,人们就会想方设法绕开数字化工具,或者是不进行采购(因为流程太过复杂或者太耗时),或者寻找其他途径进行采购。

对于数字化采购来说,理想的体验莫过于类似亚马逊公司或HomeAdvisor公司那样:通过一个门户网站,以简单明了的方式呈现相关信息,方便用户做出正确的决策。“杂乱的事情”全部都在后台发生,用户完全意识不到。系统借助智能算法,向用户提供采购建议,而不是迫使他们手动搜索数据库。这点很像亚马逊的商品推荐,用户无须主动搜索便会发现自己可能感兴趣的商品。

技能与人才
创建和运作数字化采购体系,远非采集更多数据和使用数字化工具那么简单。创造真正的价值还需要一个关键要素,即构建一个由各领域专家组成的跨职能团队,其中包括:

  • 数据科学家和AI专家,他们知道如何构建模型来处理数据,并梳理不同的关联性。

  • 品类/行业专家,他们能够判断出这些关联性是有意义的,还是巧合。

  • IT专家,他们熟悉技术工具和软件应用程序,了解如何将这两者结合在一起创造出有针对性的解决方案,并将它们整合到公司现有的IT基础设施中,从而真正提升价值。

  • 设计专家,他们擅长开发有吸引力的用户体验,使用户愿意使用所提供的工具,而不是排斥它们。

事实上,采购组织应当在上述所有这四个领域内挖掘并培养人才,以取得最大效益。只投资其中一项远远不够,而投资了所有领域却没有以数字化的视角进行整体规划,也是不行的。而第二点往往是大多数企业面临的难题。单单寻找充足的品类及行业专家就已经是很大的挑战了,再加上招募合格的数据科学家和技术专家,其难度可想而知——人才缺口其实是实现采购体系数字化的最大障碍之一。

新政策、新流程和新运作模式
数字化采购为采购人员和供应商提供了全新的协作与互动方式,使所有相关方都可以更加方便的获取数据和洞察。

不过为了充分利用这些新功能,企业应该重新审视其政策和流程,确保每个人都了解自己在新采购流程中的角色和职责,以及如何做出最明智的决策。此外,采购部门的运作模式很可能也需要做大幅改动甚至推翻重来,从而与新的工作方式相匹配。

转型前需要考虑的三大要点

随着数字化技术的不断发展和人工智能等先进技术的普及,大幅提高采购绩效的机会来临。

全数字化采购模式可以大幅提高采购活动的合规性、有效管控更多支出,有助于节约整体成本和降低系统风险。整个流程可实现无缝过渡。这也颠覆了人们的成见——“和采购部门合作只会让事情变得更复杂、采购只关心如何省钱”。

不过更重要的是,数字化采购是提升企业竞争力的前提:陈旧的采购流程只会阻碍企业发展,影响企业开发新业务:比如销售新产品、服务新客户或者采用新的业务模式。

转型需要时间。构建数字化采购能力并非一蹴而就。根据我们的经验,采集相关数据、开发必要的系统和流程以及构建基础分析工具与AI,通常需要花费三到五年的时间。这也是为什么我们呼吁企业现在就开始行动的原因。

转型需要资金。构建数字化采购体系也需要一大笔投资。幸运的是,市面上可以购买到的数字化采购服务越来越多,这些“产品即服务”的方式,既可以帮助企业节省大笔前期投资,也大幅加快了转型速度。数字化采购服务可以提供全面的技能、技术和最佳实践,更重要的是,采购体系转型所需的数据。

转型需要远见。尽管数字化采购的好处毋庸置疑,但它与传统采购模式的确有着显著差别,因此,企业需要领导者的指引,这位领导者能够界定未来的采购组织是什么样的,以及企业如何使之变为现实。其中的关键在于控制转型的节奏,使之处在企业可以承受的范围内。举例来说,你可能已经认识到人工智能的威力,并且知道应该部署到企业中来,但具体如何部署呢?首先应该利用机器人实现常规工作的自动化,这样做就可以在短期内看到立竿见影的效果。

如今每个行业都面临着各自的挑战,因此,对企业内部采购部门也提出了更高的要求,采购部门领导者需要深入思考和研究,什么样的采购体系才能满足企业发展要求。

虽然不同企业的情况千差万别,但大家都有这样的共识——只有“不一样的采购体系”才能满足不断变化的发展需求。

转型成为真正的数字化采购组织,构建一个数据丰富、分析驱动、AI支持的采购中心,是把握机遇获得成功的关键。

立即行动,刻不容缓!

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