COVID-19: Die Folgen für die Beschaffung meistern – Stabilität und Wachstum fördern

Wie beeinflusst COVID-19 das Beschaffungsmanagement?

COVID-19 hat Lieferketten auf globaler Ebene erheblich beeinträchtigt. Führungskräfte – besonders im Einkauf – müssen den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, dringenden Bedarfen nachkommen und Lieferantenrisiken senken. All das in einer Zeit, in der das gesamte Team und die Gesellschaft vor große Herausforderungen gestellt werden.

Bis jetzt haben sich Beschaffungsmanager darauf konzentriert, Disruptionen bei ihren wichtigsten vorgelagerten Lieferanten im Griff zu behalten. Gleichzeitig haben sie versucht, kurzfristige Beschaffungsentscheidungen im Angesicht der Kontaktbeschränkungen umzusetzen. Jetzt müssen sie ihr Augenmerk jedoch eher auf die mittelfristige Sicherung der Versorgung, die Akquise neuer Geldmittel und den Ausbau der Widerstandsfähigkeit legen. Das hilft nicht nur dabei, die COVID-19-Krise zu meistern, sondern auch dabei, das Unternehmen an sich zu stärken. Die beste Ausgangsposition für die Zeit, in der die Wirtschaft wieder zu wachsen beginnt.

Auf diese fünf Aspekte muss der Einkauf jetzt besonders achten

Seit Beginn der Pandemie hat sich das Beschaffungsmanagement rapide weiterentwickelt. Vernetzung wurde immer wichtiger – mit Zulieferern, externen Partnern und internen Kunden. Hinzu kommt ein großer kultureller Wandel in Bezug auf Kommunikation und Arbeitsmethoden. Traditionelle Beschaffungs- und Kontrollprozesse stehen auf dem Prüfstand. Erfolgreiche Unternehmen nutzen die Zeit, um ihren internen und externen Einfluss auszubauen und zeigen damit ihren unerschütterlichen Einsatz für das Gemeinwohl. Im Angesicht dieses Wandels müssen Beschaffungsmanager Folgendes beachten:

• Überprüfen Sie regelmäßig das physische, mentale und emotionale Wohlergehen Ihrer Belegschaft – insbesondere der Mitarbeiter, die Sie projektweise unterstützen.
• Bauen Sie ein Unterstützungsteam für Ihre Mitarbeiter auf und helfen Sie auch Ihren Zulieferern und anderen Partnern, um die Stabilität des Ökosystems zu gewährleisten.
• Gestalten Sie Ihre Arbeitsmethoden um. Investieren Sie zum Beispiel mehr in digitale Lösungen für die Beschaffung, wie in Collaboration-Tools für Zulieferer oder in ferngesteuerte Roboter für schwer zugängliche Orte etc.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter um. Arbeiten Sie mit allen Beteiligten an der Entwicklung neuer Modelle für die Rückkehr zur Normalität, für die Produktentwicklung, für Servicevereinbarungen oder für die Auftragsabwicklung.

COVID-19 hat einigen Beschaffungsmanagern eine harte Lektion über die Realisierbarkeit ihrer Geschäftskontinuitätsplanung erteilt. Einige hatten beispielsweise auf eine Doppelquellenbeschaffung gesetzt, um die Abhängigkeit von einem einzigen Zulieferer zu reduzieren – dabei jedoch nicht die Möglichkeit einer weltumspannenden Störung bedacht. Andere haben entdeckt, dass die eigene Risikoplanung nicht groß genug gedacht war, es war nicht für ein länderübergreifendes Krisenszenario ausgelegt. Viele kleinere oder mittelgroße Zulieferer, die sehr stark vom Cashflow abhängig sind, haben sich nicht genug digital vernetzt und stehen jetzt am Rande des Bankrotts oder sind komplett stillgelegt.

Beschaffungsmanager müssen sich aktiv dafür einsetzen, die eigene Versorgungsgrundlage zu stützen und zu stärken:

• Kommunizieren Sie mit Ihren wichtigsten Zulieferern, um deren Risiken zu verstehen. Arbeiten Sie zusammen, um Schwierigkeiten, Rückstände und Liquiditätskrisen zu bewältigen.
• Wenn nötig, automatisieren, erweitern und überarbeiten Sie Ihr Risikokonzept.
• Finden Sie alternative Lieferquellen. Überlegen Sie sich, zu lokalen Zulieferern zu wechseln, wenn es betrieblich und sozial umsetzbar ist.
• Bauen Sie finanzielle und soziale Sicherheitsnetze auf, um hilfsbedürftige Partner durch das Teilen von Erfolgen und durch kreativere Methoden zu unterstützen.

Die Umsätze gehen zurück und die Nachfrage wird in vielen Bereichen niedrig bleiben – auch nachdem der Höhepunkt der Krise überstanden ist. Die meisten Unternehmen werden in absehbarer Zukunft einen ernsthaften Liquiditätsengpass erleben. Aus diesem Grund sollte in den nächsten zwölf Monaten die Kostenreduzierung eines der obersten Ziele des Beschaffungsmanagements sein. Folgende Aspekte helfen dabei:

• Optimieren Sie Ihr Betriebskapital und Ihre Liquidität, während Sie die Kommunikation mit Zulieferern weitestgehend digitalisieren (z. B. in Bezug auf Rechnungen und Zahlungsabwicklung).
• Setzen Sie auf Zero-Based-Budgeting bei sämtlichen Fremdausgaben, beginnend bei Ausgaben, die im eigenen Ermessen liegen.
• Maximieren Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, indem Sie Ihre Kapazitäten mit moderner Automatisierung und Applied Intelligence erweitern.
• Kontrollieren und überwachen Sie die Ergebnisse durch erfolgversprechende Partnerschaften mit Finanz- und Technologie-Abteilungen.

COVID-19 hat viele Unternehmen unvorbereitet getroffen. Es haben sich Mängel bei der Planung und Eindämmung von Angebotsschwankungen gezeigt, die mit Naturkatastrophen, Infektionskrankheiten oder anderen massiven Störungen zusammenhängen. Außerdem hat sich herausgestellt, dass das Risikomanagement oftmals weder zentral noch transparent genug ist.

Um zukünftigen Herausforderungen selbstbewusst entgegentreten zu können, sollten Beschaffungsteams folgende Maßnahmen umsetzen:

• Gliedern Sie Risikomanagementmaßnahmen in Ihre Beschaffungsentscheidungen mit ein – vom Beginn der Beschaffung bis hin zur Zahlungsausführung.
• Verwenden Sie Hilfsmittel, um die zentrale Sichtbarkeit und Steuerung der Beschaffung zu optimieren. So können Sie die Risiken senken und Ihre Maßnahmen voll auf das verbleibende Restrisiko konzentrieren.
• Modellieren Sie Szenarien, führen Sie "What if"-Analysen öfter durch und binden Sie dabei auch KI-Methoden, externe Datenquellen und intelligente Prognosen mit ein.
• Schützen Sie sich vor Nachfrageeinbrüchen und Preisschwankungen.

In einer solchen Krise ist Innovation noch viel wichtiger als sonst. Um effektiv zu sein, muss Innovation ein klares Ziel verfolgen. Beschaffungsmanager müssen überlegen, welche digitalen Hebel sie umlegen wollen, um Innovationsmaßnahmen voranzutreiben – sowohl jetzt als auch in der Zukunft.

Die Maßnahmen müssen dabei reflektieren, auf welche Weise COVID-19 die Unternehmen und Menschen getroffen und ihre Prioritäten verändert oder intensiviert hat. Beispielsweise war schon vor der Pandemie zu sehen, dass die Kunden immer mehr Wert auf das Allgemeinwohl legen:

Aus diesem Grund sollten Beschaffungsmanager ihre Innovationsbemühungen darauf lenken, Vertrauen aufzubauen und so das künftige Wachstum sicherzustellen. Einige Hinweise:

• Helfen Sie dabei, die Unternehmensziele neu zu formulieren – mit Blick auf einen Purpose, einen tieferen Sinn. Achten Sie darauf, dass der Kunde im Fokus steht und inwiefern das die soziale Verantwortung des Unternehmens beeinflusst.
• Seien Sie pragmatisch und transparent – und versetzen Sie sich in Ihre Stakeholder hinein, wenn Sie wichtige Entscheidungen und Chancen beurteilen.
• Überdenken Sie Ihr Sparmodell – wie viel wird an das Unternehmen und die Beschäftigten verteilt? Welche Summe geht direkt zu den Teilhabern? Was wird in die Gesellschaft und in die lokale Wirtschaft investiert?
• Setzen Sie sich für höchstmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit ein, indem Sie bei der Beschaffung auf ethische Aspekte achten und Informationen darüber mit allen Beteiligten, auch Kunden, austauschen.

Das Coronavirus, der Einkauf und die Zukunft

Die Coronavirus-Pandemie belastet selbst die besten Einkaufsabteilungen. Nie zuvor spielten sie eine derart wichtige Rolle, um das Überleben ihres Unternehmens zu sichern. Sie müssen die finanzielle Handlungsfähigkeit erhalten und die bröckelnde Versorgungsgrundlage schützen – und all das mit komplett neuen Arbeitsmethoden. Während die Entscheider jetzt also das Nachfragechaos zu beherrschen versuchen und zugleich ihr Unternehmen für die Zeit nach der Krise rüsten, sollten sie drei Dinge im Hinterkopf behalten:

Quelle:

¹ Accenture-Studie: Generation P(urpose): Glaubhaft handeln, Werte schaffen.20. Februar, 2020.