Traditionell stellen Kosteneinsparungen das Hauptziel dar, wenn sich Unternehmen mit Auslagerungen beschäftigen. Doch Outsourcing wird in den vergangenen Jahren zusätzlich verstärkt als Motor zur strategischen Umwandlung des Unternehmens eingesetzt. Moderne Formen des Outsourcings zielen nicht nur auf kurzfristige Kostensenkungen, sondern auch auf eine nachhaltige Veränderung der Geschäftsprozesse ab, da Unternehmen nur so optimal für zukünftige Herausforderungen gerüstet sind. Aus diesem Grund reicht es nicht, die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit von Outsourcing allein auf finanzielle Aspekte zu begrenzen, vielmehr gilt es ebenso langfristige strategische Ergebnisse zu berücksichtigen.
- Welche Wertschöpfung können Unternehmen durch Outsourcing erzielen?
- Was muss im Hinblick auf die Mitarbeiter beachtet werden?
- Welcher Partner passt am besten zum Unternehmen?
Diese Fragen lassen sich nicht für jedes Unternehmen gleich beantworten, viel mehr muss die aktuelle Situation, die zukünftige strategische Ausrichtung und die Kultur in Betracht gezogen werden.
Mögliche Einsparungen Ermitteln
Welche Einsparungen können konkret erreicht werden? Welche Auswirkungen hat die Auslagerung auf den Ertrag bzw. den Wert des Unternehmens?
Ausgangspunkt der Berechnung sind die aktuellen operativen Kosten für die auszulagernde Funktion - die so genannten Basiskosten. Diesen werden die zukünftigen, vom externen Partner berechneten Servicekosten gegenübergestellt. Operative Einsparungen werden dabei vom Service-Partner über drei Stellhebel realisiert. Zunächst können durch die Konsolidierung zersplitterter Standorte innerhalb eines oder auch über mehrere Unternehmen hinweg Einsparungen erreicht werden. Das Service Center von Accenture in Aberdeen erbringt beispielsweise Infrastruktur-, System- und Prozessdienstleistungen für acht Unternehmen der Ölindustrie. Dadurch konnten die laufenden Kosten im Rechnungswesen um mehr als 40 Prozent reduziert werden. Der zweite Treiber für Einsparungen liegt in der Ausnutzung von Gehaltsunterschieden durch die Verlagerung der Funktion in Niedriglohnländer - das so genannte „Near/Offshore Outsourcing". Bei einer Ver-lagerung von Deutschland nach Prag oder Budapest sind beispielsweise Gehaltseinsparungen von mehr als 50 Prozent möglich. Der dritte Hebel für Kostenreduktionen liegt im Bereich der Prozess- und Systemverbesserungen. Die Effizienz eines Bereichs lässt sich durch die Vereinfachung und Standardisierung der Prozesse sowie durch eine erhöhte Automatisierung verbessern.
Neben den laufenden Kosten müssen zudem unbedingt die für die Realisierung der Auslagerung notwendigen Investitionen kalkuliert werden. Diese umfassen die Kosten für die Verlagerung in die Service Center, aber auch Kosten, die durch den Übergang bzw. die Entlassung und Neueinstellung von Mitarbeitern entstehen. Gerade in Deutschland dürfen diese Kostenpunkte nicht unterschätzt werden. Sollte dies dennoch der Fall sein, ergibt die Wirtschaftlichkeitsrechnung unrealistische Einsparungspotentiale, die später unmöglich zu erreichen sind. Zur Gegenfinanzierung der anfänglichen Investitionen können zum Teil Einmalerlöse, so genannte „Quick Wins", realisiert werden. Für die verbleibende Investitionslast können schließlich innovative Finanzierungsmaßnahmen ausgearbeitet werden, die die Belastung gleichmäßig und bilanzneutral über die gesamte Laufzeit verteilen.
Ob Outsourcing im Endeffekt profitabel ist, hängt von den jeweiligen Einflussfaktoren ab. Allgemein gesehen kommt die überwiegende Mehrheit der Untersuchungen zu dem Ergebnis, dass Auslagerungen die operativen Kosten des Unternehmens reduzieren können. Die Folge sind höhere Margen und bessere Liquidität. Auch positive Auswirkungen auf den Unternehmenswert sind durch Studien belegt. So werden hohe Einsparungen bei den operativen Kosten, beispielsweise bei der Auslagerung des Finanz- und Rechnungswesens, erreicht. Eine aktuelle Untersuchung spricht in diesem Bereich von erzielten Resultaten zwischen 20 und 50 Prozent.
Strategische Ziele Verfolgen
Neben Kosteneinsparungen und der generellen Verbesserung der Finanzdaten steht die Verfolgung strategischer Ziele ebenfalls ganz oben auf der Liste von Outsourcing-Projekten. Die zweite Dimension der Wirtschaftlichkeitsrechnung ermittelt deshalb das Potential von Auslagerungen mit dem Ziel, die vorhandenen Kompetenzen des Unternehmens zu verbessern. Als Ausgangspunkt dient dabei das Aufdecken von Kompetenzlücken, die Firmen bei der Umsetzung ihrer Unternehmensstrategie behindern. Davon ausgehend wird analysiert, inwieweit Outsourcing diese Lücken schließen kann. Insbesondere in drei Bereichen können Outsourcing-Dienstleister ihre Kompetenz einbringen. Zunächst investieren diese stärker in technologische Neuerungen, da diese Teil ihres Kerngeschäfts sind. Zudem verfügen Manager, die Teile ihres Unternehmens auslagern über große Erfahrung bei der Standardisierung und Vereinfachung von Prozessen. Der dritte Bereich liegt in der Durchführung der Umwandlung selbst. Outsourcing-Dienstleister verfügen über erfahrenes Projektmanagement und die notwendigen Werkzeuge zum Management der Transformation.
Mitarbeiterfrage
In Europa herrscht eine relativ starre Gesetzgebung hinsichtlich der Behandlung der Mitarbeiterrechte und Pflichten vor. Diese Vorgaben müssen in der Gesamtbetrachtung unbedingt beachtet werden. Kleine organisatorische Maßnahmen im Vorfeld erleichtern einen reibungslosen Betriebsübergang bzw. die Betriebsstättenverlagerung. Die richtige Kommunikation zum idealen Zeitpunkt ist einer der Schlüsselfaktoren. Die Erfahrung im Changemanagement zeichnet Ac-centure auch in diesem Punkt aus und hilft, für alle Beteiligten eine optimale, sozialverträgliche Lösung zu finden.
Wirtschaftlichkeit Alleine Reicht Nicht Aus
Die Feststellung der Wirtschaftlichkeit ist zwar eine notwendige Voraussetzung für den Erfolg eines Outsourcing-Vorhabens, aber noch keine Garantie. Zwar zeigt die Wirtschaftlichkeitsrechnung das theoretische Potenzial für Verbesserungen auf, damit dieses aber wirklich genutzt werden kann, müssen eine Reihe weiterer Bedingungen erfüllt sein. So sollte vor allem festgestellt werden, ob sich eine bestimmte Aktivität zum Outsourcing eignet. Als Faustregel gilt hierbei, dass strategische Funktionen, die direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben, im Unternehmen verbleiben sollten, wohingegen Funktionen, die eher von operativer Bedeutung sind, stärker zur Auslagerung geeignet sind. Zudem lohnt sich Outsourcing besonders in Bereichen, in denen das Unternehmen im Vergleich zur Konkurrenz bei den Kosten und Fähigkeiten unterdurchschnittlich abschneidet. In diesen Bereichen ist das Potential für Verbesserungen besonders hoch.
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, ergänzt durch die weiter gefasste strategische Analyse der Auslagerungs-Entscheidung liefert in der Regel recht eindeutige und zuverlässige Empfehlungen für oder gegen Outsourcing. Ist die Entscheidung für Outsourcing gefallen und das Projekt im Gange, hängt der Erfolg jedoch immer stärker von einem einzelnen Faktor ab: der Qualität der Partnerschaft zwischen Unternehmen und Outsourcer. Diese Partnerschaft manifestiert sich in einem entsprechenden Vertragswerk und der von beiden Partnern gelebten Kultur.
Ihr Ansprechpartner:
Klaus Malle, Country Managing Director