Statens pensjonskasse (SPK)

Statens pensjonskasse (SPK) er Norges største pensjonsordning med hensyn til antall medlemmer. Accenture har vært hovedsamarbeidspartner for SPK siden 1995, og i den perioden har SPK gjennomført en IT-basert fornyelse av virksomheten. Med bistand fra Accenture har SPK utviklet seg "fra å være en organisasjon i krise til å bli den best drevne i offentlig sektor", ifølge Computerworld Norge.

SPK administrerer pensjonsordningen for statsansatte og store deler av undervisnings- og forskningssektoren. I 2004 betalte SPK ut 13,6 milliarder kroner i pensjoner til de 930 000 medlemmene.

SPKs situasjon var slik på midten av 1990-tallet:

• for sen utbetaling av pensjoner, der 40 % ble betalt fire måneder for sent
• unøyaktige utbetalinger
• papirbasert og manuell behandling, som var preget av menneskelige feil
• manglende oppdagelse av feil og korrigering av data
• stor opphopning av krav
• lang svartid på kundehenvendelser og lite effektive saksbehandlingsprosesser

I løpet av de neste 15 årene forventer SPK en kraftig økning i antallet pensjonister, fra rundt 200 000 til omtrent 300 000. Denne økningen er dobbelt så stor som økningen var de siste 15 årene. Den norske arbeidsstyrkens aldring gjør at det blir et ekstra press på SPK, med krav om å kunne utføre kjernefunksjonene raskere og med høyere kvalitet, slik at man kan levere en mer kostnadseffektiv tjeneste.

I tillegg blir flere tidligere statsansatte overført til organisasjoner som ikke lenger styres av staten. Det betyr at SPK må konkurrere med leverandører av private pensjonsordninger. For å kunne være konkurransedyktig må SPK oppfylle kundenes forventninger når det gjelder forbedret kundeservice og informasjon, i tillegg til at man tilbyr økt tilgjengelighet.

Accenture har vært viktigste bidragsyter med hensyn til fornying av SPKs forretningsmessige organisasjon og konsolidering av IT-avdelingen. Accenture har vært involvert i flere prosjekter og roller hos SPK – alt fra overordnet strategiformulering til detaljert programmering. Under følger en kort oppsummering av utvalgte enkeltprosjekter og forvaltningsoppdrag.

TOPP-prosjektet (1995–1999)
Accenture var hovedsamarbeidspartner for SPK i forbindelse med en total omlegging av virksomheten – fra å være oppgavefokusert til å fokusere mer på kundene. Accenture var involvert i strategiprosess, gevinstrealisering, prosessforenkling, organisering, kompetanseutvikling og endringsledelse. Programmet ble gjennomført med et nytt kjernesystem basert på en ny IT-arkitektur, som ble designet og utviklet av Accenture.

Utskifting av system for lånesøknader (1999–2000)
Accentures oppgave i prosjektet omfattet følgende områder:

• vurdering av alternativene: bytte ut systemet eller forbedre eksisterende system
• anskaffelse av nytt system for lånesøknader
• prosjektstyring med hensyn til implementering, konvertering og utplassering av nytt system
• etablere kontrakter som dekket utsetting av drift og vedlikehold, samt avtale om servicenivå (SLA)

Applikasjonsforvaltning (2001–pågår)
Accenture hjelper IT-avdelingen med applikasjonsforvaltning og utvikling av kjernesystemer innenfor følgende områder:

• IT-tjenester
  • Accenture-ressurser leverer tjenester innenfor applikasjonsforvaltning, analyse, design, programmering og testing
• leveransestyring
  • koordinering av forvaltninger og prosjekter som skal levere, både internt innenfor IT-området (ITO) og opp mot ITOs kunder
    
    
  • planlegging og styring av leveranseapparatet som er ansvarlig for prosesser og aktiviteter i forbindelse med regresjonstest, migrering, produksjonssetting og akseptansetest av nye hovedleveranser
    
    
  • ansvar for koordinering av beredskap, produksjonsfikser og del-leveranser
• bistand til profesjonalisering av forvaltningen
  • utarbeidelse og innføring av metodikk, prosesser og formaliserte rutiner som sikrer kvalitet og forutsigbarhet i leveranser. Dette er målrettede midler for å oppnå målet som er å levere oppgaver iht. prioritert liste til riktig tid og på budsjett
    
    
  • innføring av leveranseorientert forvaltning som sikrer kvalitet og stabilitet i leveranser og produksjonsmiljø
    
    
  • formalisering av roller og ansvar i systemavdelingen og grensesnittet mellom IT og systemeier/linjen. Dette gjøres for å oppnå klarere ansvarsforhold og forbedret beslutningsevne i organisasjonen

Etter dette arbeidet ble det i desember 2004 inngått en ny avtale om IT-tjenester for å forlenge tjenestene frem til 2007. Avtalen dekker forvaltning og konsulenttjenester innen strategi/IT-strategi, forretningsarkitektur, prosessforbedring, organisasjonsutvikling og andre IT-tjenester.

SPK Interaktiv (2002–2003)
Accenture har bistått SPK med etablering av løsning for individuell kommunikasjon med arbeidsgivere og medlemmer over Internett. Dette har omfattet design og utvikling av valgt løsning, implementering av systemarkitektur, teknisk løsning og sikkerhetsløsning, inkl. autentisering og brukeradministrasjon, løsning for online uthenting av pensjonsinformasjon og innsyn i egen sak, samt en løsning rettet mot arbeidsgiverne med støtte i pensjoneringsprosess og nedlasting av informasjon om egne ansattes registrerte medlemshistorikk. Senere har Accenture også bistått bl.a. med utvikling av søknad om boliglån på web for SPKs medlemmer.

Web-rapportering (2002–2003)
Accenture bisto SPK med design og utvikling av løsning for online innrapportering av medlemsdata. Løsningen er en ny tjeneste innenfor SPK Interaktiv for arbeidsgivere ("eArbeidsgiver"). Løsningen omfatter følgende komponenter:

• et registreringssystem som gir brukeren hjelp til utfylling av de ulike skjemaene underveis
• ved innsending foretas kontroll direkte mot saksbehandlingssystemet på SPK, og bruker får straks tilbakemelding om eventuelle feil
• arbeidsgivere kan legge inn og oppdatere medlemsinformasjon

Strategiprosessanalyse (2003)
Accenture var involvert i et prosjekt for å:

• se på de viktigste forretningsprosessene knyttet til livsforsikring og kapitalforvaltning
• estimere behovet for menneskelige ressurser, driftskostnader og investeringer i forhold til de nye prosessene
• anbefale en relevant handlingsplan for å fortsette initiativet

Arbeidet fungerte som et grunnlag for kvalitetssikring av SPKs strategi og totale forretningsplan.

Fokus (2003)
Accenture bisto SPK med utvikling av betjenings- og segmenteringsmodeller for bedriftskundeområdet. Oppdraget omfattet også bistand til modell for resultatoppfølging samt utarbeidelse av handlingsplan for kundehåndteringen på området.

SFINX (2005)
Stadig flere av SPKs kunder på arbeidsgiversiden styres ikke lenger av staten. Fra noen av disse må SPK hente inn en forsikringspremie. SPKs eksisterende IT-systemer er hovedsakelig beregnet på å sørge for at medlemmene får korrekte pensjonsutbetalinger. Det økende behovet for beregning av forsikringspremier er hovedårsaken til at SPK har iverksatt et prosjekt kalt SFINX. Navnet står for SPKs fremtidige finansielle prosess, der X er den ukjente faktoren.

Accenture hjelper SPK ved å styre prosjektgruppene Prosess og funksjon og Løsning. Gruppen Prosess og funksjon definerer prosessen og de funksjonelle kravene. Gruppen Løsning beskriver de ulike arkitekturene og strategiene for den tekniske løsningen og sammenlikner de foreslåtte løsningene og de tilhørende, langsiktige kostnadene. Resultatene vil gjøre det enklere for SPK å ta en beslutning når det gjelder valg av løsningsstrategi.

SPK leverer i dag imponerende resultater mht. effektivitet i kjernevirksomheten og punktlighet i pensjonsutbetalingene. De sentrale suksessfaktorene var Accentures innsats for å gjøre SPK mer kundeorientert og for å formalisere applikasjonsforvaltningen ved å etablere roller, prosesser og rutiner som definerte de ansattes oppgaver og ansvarsområder. Slik kunne applikasjonsforvaltningen bli mer forutsigbar, målbar og kontrollerbar.

SPKs kontinuerlige vedlikehold og forbedringer av kjernesystemene og de web-baserte tjenestene gjør dette mulig ved:

• enda bedre kvalitet i tillegg til presise og nøyaktige pensjonsutbetalinger
• økt effektivitet med hensyn til saksbehandling og vurdering av søknadene
• bedre tjenester til medlemmer og medlemsorganisasjoner som deltar i SPKs pensjonsordning
• å gjøre behandlingen mer effektiv, kostnadseffektiv og nøyaktig

SPK, som har en moderne og fleksibel IT-løsning og et sterkt kundefokus, har nå de nødvendige redskapene for å oppnå målet om å bli Norges mest kostnadseffektive leverandør av pensjonsordninger.