Dagens krevende og raskt endrende marked stiller større krav til oss som profesjonelle oppdragsgivere, leverandører og mottakere av IT-prosjekter. Det blir stadig tøffere konkurranse og krav til lønnsomhet og gjennomføring av større, flere og mer komplekse prosjekter. I tillegg kommer mer omfattende leveransemodeller med prosjektdeltakere fra både inn- og utland. I dette utfordrende landskapet er det høyst nødvendig med profesjonell prosjektstyring. Dårlig prosjektgjennomføring og prosjekter som feiler koster - både direkte og indirekte. Dette kan være knyttet direkte til overskridelser av tid og budsjettrammer, redusert evne til å utnytte forretningsmuligheter, skuffede kunder, redusert motivasjon og karrieremuligheter hos ansatte. Det er ofte mange av de samme årsakene som ligger til grunn for "problemprosjektene", og de kan som regel spores tilbake til mangel på tilstrekkelig planlegging og styring. Uavhengige undersøkelser indikerer at 20-25 prosent av de totale kostnadene tilknyttet IT-prosjekter skyldes dårlig kvalitet. I tillegg kommer direkte og indirekte følgekostnader fra disse problemene. For enkeltprosjekter som rammes av problemer vil lett faktiske kostnader kunne dobles eller tredobles i forhold til de opprinnelig planlagte kostnadene. Jeg anslår potensialet for besparelser knyttet til manglende suksessfylte IT-prosjekter i de 500 største norske bedriftene til å være 4 til 5 milliarder kroner årlig, og vesentlig høyere hvis vi også tar med følgekostnadene. Accenture har gjennomført en undersøkelse om hvorfor enkelte IT-prosjekter lykkes, og hvorfor andre feiler. Sentrale fellestrekk på hva som går galt i prosjektene er feilaktig estimering, sviktende forventingsstyring og manglende bruk av metode. Basert på vår erfaring gjennom leveranse av mer enn 100 IT-prosjekter årlig, mener jeg at det med riktig fokus på noen hovedkriterier er mulig å sikre vellykket prosjektgjennomføring. Med det mener jeg at prosjektene leveres med riktig totalkostnad, til riktig tid og med riktig kvalitet. Noen sentrale erfaringer som kan hjelpe til med dette er: God planlegging og realistisk estimering – Avklar forventninger og involver både forretningssiden, sluttbrukere og IT-organisasjonen i planleggingen. Se på erfaringstall som grunnlag for estimeringen og bruk velprøvde modeller og verktøy for estimering. Sett av nok tid til uforutsette oppgaver og usikkerhet i prosjektet. Komplett metode – Metoden må starte i planlegging og brukes aktiv helt til prosjektet er sluttført. Prosjektledelsen må være godt opplært og kjenne metoden før prosjektet starter. Det er avgjørende at kvalitetssikring er en integrert del av metoden. Sterk prosjektledelse – Flere prosjekter feiler på grunn av svak eller feil prosjektledelse. Prosjektledelse starter under planlegging av prosjektet, og skal strekke seg gjennom hele prosjektets levetid. Prosjektlederen må sikre at alle planer som legges gjennomføres. Det må planlegges langsiktig, samtidig som faktiske problemstillinger som dukker opp underveis håndteres. Riktig bemanning – Riktig erfaring, kompetanse og teamsammensetning er sentralt. Det er viktig å ha tilgang til relevante spesialister og kompetansemiljøer. Fortløpende verifisering og godkjenning av leveranser – Bryt opp prosjektet i del-leveranser, bli enige om hva som er hovedmilepæler og godkjenn disse underveis. Ikke vent med alle godkjenninger til alt utviklingsarbeid er ferdig. Styring av omfang og endringshåndtering – Etabler klare kravspesifikasjoner og frys disse. Endringer må håndteres formelt, ikke gjennom de enkelte prosjektmedlemmer. Ta ansvar ende til ende – For at prosjektet skal lykkes må alle aktiviteter følges tett opp fra start til slutt. Det holder ikke å sporadisk ta tak i enkelte oppgaver og utfordringer underveis i prosjektet. Gode avtaler – Bruk tilstrekkelig tid på å utvikle gode avtaler. En avtale skal kunne leve gjennom hele prosjektet. Balanserte avtaler er viktig da ingen er tjent med at den andre parten kommer dårlig ut. Standardiserte avtaler reduserer tiden det tar å få på plass avtalen og kan bidra til tydeligere definert ansvar og roller. Vilje til å lykkes – Holdningen til prosjektdeltakere er viktig for å lykkes. Involvering, forankring og støtte fra ledelsen er derfor avgjørende. Etabler en aksjons- og løsningsorientert prosjektgruppe. Avslutningsvis vil jeg henvise til Accentures undersøkelser rundt "High Performance Businesses". Vi ser her klare sammenhenger mellom de selskapene som gjør det bra og deres gjennomføringsevne i forhold til kvalitetssikring, metode, prosesser, riktig opplæring og kompetanse. Med de grep jeg nå har skissert, og en økt bevissthet i forhold til det å drive profesjonell prosjektstyring, bør muligheten for besparelser ved norske IT-prosjekter være formidabel. Til toppen |