  Interview Ben Völkers, Hoofddirecteur personeel
Met 70.000 medewerkers vormt het ministerie van Defensie de helft van de totale Rijksoverheid. De zes krijgsmachtonderdelen hadden ieder hun eigen systemen en werkwijzen om personeelsgegevens vast te leggen en te beheren. Met het oog op de noodzakelijke bezuinigingen en gewenste transparantie is in 2002 gestart met het standaardiseren van alle werkprocessen met behulp van PeopleSoft. Een omvangrijk project, uniek voor Defensie en uniek binnen de Nederlandse overheid.
De ambities waar het ministerie van Defensie voor staat zijn uitdagend. Er moet groei worden gerealiseerd in kwalitatieve zin. Met aanzienlijk minder mensen zal de professionaliteit van de organisatie op alle fronten naar een hoger niveau moeten worden gebracht. De manschappen die actief zijn in het buitenland kunnen zich inmiddels meten met landen als de Verenigde Staten en Groot-Brittanië, maar het is zaak ook de achterliggende organisatie en haar processen op het geambieerde peil te brengen.
Van leverancier naar gelijkwaardige Partner
Ben Völkers, Hoofddirecteur Personeel, is ondermeer verantwoordelijk voor de implementatie van PeopleSoft en de inrichting van een HRM Service Center. 'In het kader van het veranderingstraject in de richting van een professionele krijgsmacht met beroepspersoneel, moest uiteraard op het gebied van het personeels- en arbeidsvoorwaardenbeleid ook het een en ander gebeuren. Aanvankelijk had een collega het project met Accenture in portefeuille, na een paar maanden heb ik het overgenomen. Ik maakte kennis met Accenture en constateerde dat het niet zo lekker liep. De reden? Degenen die er namens Defensie bij betrokken waren beschouwden ze puur als leverancier. Werken aan de 'verbouwing' van Defensie
Mijn ervaring is dat je alleen succesvol kunt zijn als je elkaar als gelijkwaardig beschouwt. Daarnaast speelde nog mee dat we bij dit project voor het eerst werken met een commercieel product, PeopleSoft, in plaats van met een zelfgebouwde applicatie. Afscheid nemen van zo'n zelfgebouwd systeem is moeilijk. Van meet af aan heb ik goed gewerkt met Accenture. Opvallend vind ik hun strakke Angelsaksische aanpak. Wij bedenken wel goede dingen, maar als we het zelf gaan uitvoeren hebben we vooraf de excuses al klaar voor als het niet lukt. Daarom hebben we een stevige besturingsorganisatie nodig. Bovendien past hun benadering prima bij mijn ongeduldigheid, er had wat mij betreft zelfs nog wel eens een schepje bovenop gemogen. Na 40 jaar bij Defensie word ik niet wijzer, maar steeds ongeduldiger.' Breken met Tradities
Van oudsher scoort Defensie goed in beste-werkgevers-polls. Verwacht Ben Völkers voortaan andere resultaten? 'Toen de plannen bekend werden vroeg een Kamerlid zich bezorgd af of we de personeelsconsulent gingen vervangen door praatpalen. "Dat doen jullie toch niet", zei hij. Maar dat doen we wel, dat wil zeggen deels. De werkzaamheden van een personeelsconsulent hebben voor 80% een repetitief karakter. Ik ben ervan overtuigd dat je een kwaliteitsverbetering kunt realiseren door die werkzaamheden te automatiseren. Weerstand zal er altijd zijn. Veranderingen als deze zijn behoorlijk ingrijpend voor een cultuur waarin de liefde voor de eigen bedrijfsonderdelen en tradities diep zit. Waar ik wel eens van wakker lig, is het operationeel maken van de volgende fase, het Shared Service Center. Als het niet meteen spik en span functioneert, dan heersen de vooroordelen. Maar als je een dergelijke omvangrijke verandering analyseert, dan blijkt dat je het gewoonweg niet perfect kùnt doen, er is altijd meer tijd voor nodig. Intern is er hier dan al snel de neiging om het aan te dikken. De uitdrukking "It's not invented here" bezigen we graag. Er heersen weerbarstige culturen in oude bureaucratieën als de krijgsmacht. Als je vanuit die constatering vertrekt hebben we met de implementatie van PeopleSoft een Godswondertje verricht. Voorbeeldproject
De komende jaren gaat de 'verbouwing' van Defensie door. De ambities zijn reëel, maar hoog. Ik hoop dat we, als ik hier vertrek een goed functionerend Shared Services Center hebben en erin geslaagd zijn voldoende te investeren in een nieuwe generatie personeelsfunctionarissen. We bereiken de gewenste organisatie tenslotte niet alleen door een stuk IT uit te rollen. Met de resultaten tot nu toe, ben ik tevreden. Elke insteek heeft voor- en nadelen, wat telt is het eindproduct. Met het stuk werk dat wij hier met Accenture hebben gerealiseerd lopen we niet alleen voor op de overige aspecten van de verbouwing, maar beschikken we ook over een mooie blauwdruk voor andere ministeries.' Lees verder over wat wij voor u kunnen betekenen op overheidsgebied
Gerelateerde Downloads Cost efficient PeopleSoft Application Man [PDF, 3MB]
Delivering HR perf. in the Ministry of Defense [PDF, 66KB]
Enabling High Performance through HR BPO [PDF, 409KB]
Client Succes Story: Victoria State Gov [PDF, 156KB]
PDF Help Naar de top |